Papierbasierte vs. EDI-Transaktionsprozess
Ein gängiger Geschäftsprozess ist der Austausch von Bestellungen und Rechnungen. Lassen Sie uns also vergleichen, wie dies mit Papier oder EDI geschieht.
Bei der papiergestützten Methode läuft in der Regel der folgende Prozess ab:
- Das Inventarsystem benachrichtigt den Käufer automatisch, um eine Bestellung aufzugeben, oder der Käufer stellt nach Abfrage des Inventarsystems fest, dass eine Bestellung erstellt werden muss
- Der Einkäufer gibt Daten in den Bildschirm eines Einkaufssystems ein, um die Bestellung zu erstellen, druckt sie aus und schickt sie ab.
- Nach einigen Tagen erhält der Lieferant die Bestellung und gibt sie manuell in das Kundenauftragssystem ein.
- Der Verkäufer druckt eine Rechnung aus und legt sie der Sendung bei und/oder schickt sie separat per Post
- Der Einkäufer gibt die Rechnung manuell in die Kreditorenbuchhaltung ein.
Der Austausch von Papierdokumenten kann den Prozess um eine Woche verlängern. Kommt es zu Fehlern bei der manuellen Dateneingabe, kann sich die Zeit erheblich verlängern.
Vergleichen Sie das nun mit dem EDI-Prozess:
- Das Beschaffungssystem des Käufers, das mit EDI-Software arbeitet, erstellt und versendet automatisch eine Bestellung im EDI-Format, wenn der Bestand den kritischen Wert erreicht.
- Innerhalb weniger Minuten empfängt das Kundenauftragssystem des Lieferanten mit Hilfe der EDI-Software die EDI-Bestellung, benachrichtigt die Versandabteilung, um die Ware zu versenden, und erstellt eine EDI-Rechnung, die direkt an das Kreditorensystem des Käufers übermittelt wird.
Der EDI-Prozess kann innerhalb weniger Stunden abgeschlossen werden.