EDI en el sector minorista

El sector minorista lleva décadas disfrutando de las ventajas del EDI. Sin embargo, muchas empresas siguen utilizando algún tipo de proceso basado en papel en sus pedidos, facturas y avisos de expedición. Esto demuestra que todavía existe un gran potencial para que el EDI aporte más al sector minorista, un hecho que no ha escapado a la atención de muchos directivos de empresas minoristas que consideran que el EDI es fundamental para crear valor competitivo para sus organizaciones.

Iniciado por empresas como Walmart y Procter & Gamble en la década de 1980, el inventario gestionado por el proveedor (VMI) se ha convertido en una fuerza motriz para que la industria reduzca costes al tiempo que aumenta el servicio al cliente. Es el concepto central del enfoque de "respuesta rápida" del sector de la alimentación al flujo de productos a lo largo de la cadena de suministro.

En el VMI, el proveedor toma las principales decisiones de reposición de existencias para la organización consumidora. El resultado es que el proveedor tiene un control mucho mayor del inventario, lo que se traduce en menos despilfarro o sobreabastecimiento y el ciclo de reposición suele pasar de mensual a semanal o diario, lo que aumenta el servicio al cliente. Esto, por supuesto, es especialmente importante para las promociones en las que el aumento de la demanda pone más presión sobre la capacidad del proveedor para reponer existencias.

Otras funciones clave del EDI en el comercio minorista son la racionalización de los procedimientos de entrega directa en tienda (DSD) y el impulso de la sincronización global de datos (GDS). La encuesta realizada por Forrester entre más de 20 empresas proveedoras reveló que el 41% de las organizaciones utilizan un formato de mensaje EDI y envían más de 20.000 millones de mensajes al año.

Estructura de la cadena de suministro

La cadena de suministro minorista tiene una estructura única porque está impulsada por el flujo de productos a través de la cadena de suministro. La rapidez de las ventas, la importancia acentuada de la disponibilidad y la complejidad de gestionar niveles de demanda inciertos se ven agravadas por el carácter perecedero de muchos de los productos que atraviesan la cadena de suministro.

Todas las ineficiencias de la cadena de suministro aumentan, ya que los retrasos o imprecisiones en los pedidos no sólo generan demoras en la cadena de suministro -como ocurre en otros sectores-, sino que afectan directamente a la capacidad del minorista para llevar a cabo su actividad y ofrecer un nivel de servicio a los clientes.

El sector minorista fue uno de los primeros en automatizar sus pedidos y facturas. Más recientemente, los minoristas han tenido que luchar para adaptarse a las mayores frecuencias de entrega y a los mayores recuentos de unidades de mantenimiento de existencias (SKU) que ofrecen los proveedores de DSD. El uso de EDI para automatizar el proceso DSD puede descongestionar la puerta trasera del minorista y reducir los tiempos de facturación.

La clave de todo esto es el aviso anticipado de envío (ASN). Según un estudio de Grocery Manufacturers of America, los ASN electrónicos reducen el tiempo de recepción hasta en un 60%. Si sólo una cuarta parte de las entregas utilizan ASN automatizados, una empresa de 250 tiendas puede ahorrar 65.000 horas de recepción al año. El ASN puede garantizar que cada paso de la cadena de suministro esté totalmente informado sobre el estado de la mercancía y ésta puede comprobarse a nivel de palé como si fuera a nivel de caja individual.

Sin embargo, para que este proceso tenga éxito es necesario que exista un SGD eficaz en toda la cadena de suministro. Los proveedores deben ser capaces de mantener un archivo maestro totalmente alineado a nivel de artículo para facilitar el intercambio de información sobre artículos, autorizaciones, costes y precios y promociones. Con el SGD, los minoristas pueden identificar fácilmente las discrepancias, los artículos no autorizados que se han entregado y las diferencias entre los pedidos y las entregas.

El resultado es que los minoristas tienen mejores posiciones de existencias y los problemas y errores se rectifican con rapidez, a menudo en una fase temprana del proceso de la cadena de suministro, como el centro de distribución de expedición.

Normas documentales

En el sector minorista se utilizan varias normas clave para los documentos EDI:

• Tradacoms
  Tradacoms fue una de las primeras normas EDI que se adoptó en gran medida en el sector minorista. Iniciado en 1982, el estándar quedó obsoleto en 1995, cuando fue sustituido por EDIFACT EANCOM. La norma no ha seguido desarrollándose. Por desgracia, alguien se olvidó de informar al sector minorista al respecto y la mayor parte del tráfico EDI minorista sigue utilizando Tradacoms.
• Voluntary Inter-industry Commerce Solutions (VICS) Association (ahora parte de GS1 US)
  La asociación VICS ha trabajado para aumentar la eficiencia y eficacia de la cadena de suministro minorista. VICS fue pionera en la implantación del estándar de "respuesta rápida" (QR) para simplificar el flujo de información sobre productos para minoristas y proveedores. VICS EDI se encarga del mantenimiento de las normas VICS, incluida su norma de colaboración, planificación, previsión y reposición (CPFR) de la cadena de suministro.
• eCOM
  Un grupo de normas que abordan estándares comunes en la cadena de suministro que se adaptan muy bien al sector minorista. La gran mayoría de las normas eCOM que se utilizan actualmente se basan en EDI. Sin embargo, está surgiendo una nueva generación de normas XML eCOM, aunque su adopción en el mercado ha sido mínima.

Asociaciones sectoriales

Hay una serie de organismos industriales que están ayudando a dar forma al despliegue del EDI en el sector minorista:

• GS1
  Organización encargada de gestionar la implantación mundial del código de barras UPC, las normas de la organización se han ampliado más allá del código de barras para abarcar otras áreas de la cadena de suministro, como las definiciones de mensajes EDI, la identificación por radiofrecuencia (RFID) y la sincronización de datos de productos.
• Red Global de Sincronización de Datos (GDSN)
  GDSN permite la sincronización de datos segura y continua de información sobre productos y localización. Los minoristas y proveedores se conectan a un grupo de datos seleccionado - administrado por un miembro de GS1 - que se conecta al GS1 Global Registry®. Los proveedores transfieren los datos de los productos y la información de localización a la base de datos. Los minoristas se suscriben únicamente a la información que necesitan.
• Global Standards Management Process (GSMP)
  Un foro donde los estándares GS1 son definidos y mantenidos por GS1 y sus miembros-especialmente las empresas de comercio al por menor. GSMP define los requisitos y las mejores prácticas antes de establecer los estándares de la industria para apoyar el comercio electrónico y la sincronización de datos.
• Global Commerce Initiative (GCI)
  GCI es un grupo mundial de usuarios formado por fabricantes, minoristas y proveedores de servicios. Ha establecido las normas empresariales de un modelo estandarizado a escala mundial: el modelo de clasificación global de productos (GPC). El modelo mejora el rendimiento de la cadena de suministro entre fabricantes y minoristas mediante la adopción voluntaria de normas industriales para la identificación de grupos de productos.
• Association for Retail Technology Standards (ARTS)
  ARTS es un organismo de normalización dedicado a la industria minorista. Mientras que las normas GS1 se centran en las normas B2B, ARTS se centra en las normas aplicación-a-aplicación (A2A), entre las que se incluyen las normas Retail Data Model, Unified Point of Service, IXRetail e IXRetail XML. UnifiedPOS aborda la necesidad de intercambiar datos entre dispositivos de punto de venta y sistemas de back-office.