Un proceso estructurado en 10 pasos para implantar con éxito el EDI

Paso 1: Desarrollar la estructura organizativa

El EDI es una inversión importante y desarrollar la estructura organizativa correcta desde el principio reportará dividendos a medida que evolucione el programa.

Los elementos clave de la estructura incluyen:

• El coordinador EDI: Un profesional de TI con amplia experiencia en el suministro de EDI. El coordinador puede proceder de la propia empresa o ser contratado externamente, en función de la experiencia en EDI que ya tenga la organización.
• El Comité de Dirección: Encabezado por el Coordinador EDI, el comité suele estar formado por los jefes de departamento de las unidades de negocio afectadas, el responsable de TI y representantes legales
• Patrocinio de la alta dirección: Como ocurre con cualquier programa informático de envergadura, es necesario el compromiso de la alta dirección para que la implantación del EDI sea un éxito.
• Equipo EDI dedicado: El equipo EDI se encargará de la implantación real del sistema.

El coordinador de EDI, como parte importante de su función, debe mantenerse en comunicación con todos los sectores de la empresa que se verán afectados por el programa de EDI para garantizar su apoyo y aceptación. Esta comunicación continua es vital para educar a todas las organizaciones sobre cómo les beneficiará el programa de EDI y cómo afectará a sus procesos.

Paso 2: Realizar una revisión estratégica

Este análisis identifica las aplicaciones corporativas más susceptibles de implantación del EDI y establece las prioridades de conversión a EDI. Para ello, entre los factores que deben tenerse en cuenta figuran el número de proveedores, clientes u otros interlocutores comerciales, y el volumen y tipo de transacciones que deben intercambiarse. Incluye una descripción de los sistemas actuales en cada área funcional y una explicación de cómo los mejorará el EDI.

La emisión y recepción de cada tipo de documento comercial se basa en un sistema de procedimientos humanos y mecánicos, todos los cuales han de documentarse y analizarse en busca de eficiencias EDI. Para obtener los mejores resultados, el objetivo debe ser mejorar el ciclo comercial en lugar de simplemente automatizarlo.

Can EDI:

• ¿Eliminar pasos redundantes del ciclo empresarial?
• ¿Eliminar la entrada de datos redundantes?
• ¿Reducir el esfuerzo manual?
• ¿Reducir el tamaño del inventario?
• Mejorar el servicio al cliente agilizando la entrega de mercancías?
• ¿Mejorar la relación con los socios comerciales?
• Facilitar estrategias empresariales de mayor envergadura, como la fabricación Just-in-Time?

Una respuesta completa a estas preguntas pondrá de manifiesto cuáles son los ciclos económicos que más pueden beneficiarse de la implantación del EDI.

Paso 3: Realizar un análisis en profundidad

La revisión estratégica pone de relieve en qué parte de su organización el EDI podría reportar mayores beneficios. Sin embargo, hay otros elementos que deben tenerse en cuenta antes de seleccionar el ciclo de negocio en el que centrarse inicialmente.

Estas consideraciones incluyen:

• ¿Qué parte de la organización está más preparada para el EDI?
• ¿Qué ciclo costará menos implantar el EDI?
• ¿Cuál aportará el mayor ahorro o aumento de la rentabilidad?

Las respuestas a estas preguntas requieren otro tipo de análisis. Muchas empresas utilizan dos herramientas eficaces:

• Análisis Coste-Beneficio (ACB)
  Este análisis identifica con más detalle las aplicaciones corporativas con más probabilidades de implantación del EDI y establece las prioridades de conversión a EDI. Incluye una descripción de los sistemas actuales en cada área funcional y una explicación de cómo los mejorará el EDI. La emisión y recepción de cada tipo de documento empresarial se basa en un sistema de procedimientos humanos y mecánicos, todos los cuales han de documentarse y analizarse para conseguir la eficiencia del EDI. Para obtener los mejores resultados, el objetivo debe ser mejorar el ciclo de negocio en lugar de simplemente automatizarlo.
• El estudio del EDI
  El estudio del EDI de los clientes y proveedores de una organización sirve para garantizar que cualquier sistema de EDI que se cree pueda ser soportado por una amplia red de interlocutores comerciales o por un pequeño grupo de interlocutores comerciales de gran volumen y valor. El estudio debe incluir las tecnologías subyacentes y los niveles de competencia disponibles. Debe tener en cuenta el tipo de datos que requieren los sistemas actuales, el tipo de datos requeridos por los interlocutores comerciales y los datos exigidos por las normas de EDI.

Dado que llegar a la fase piloto de un programa de EDI para una gran organización puede resultar extremadamente costoso, la capacidad de justificar los costes del programa es esencial. Pero debe combinarse con los resultados de la encuesta sobre el EDI. De este modo, puede elaborarse un informe final que cubra:

• Alcance del proyecto
• Descripción de los puntos fuertes y débiles de los sistemas existentes
• Alternativa de sistema recomendada y su capacidad para reforzar la empresa
• Integración de datos necesaria y personalización de documentos
• Referencia a alternativas consideradas pero no seleccionadas
• Datos financieros sobre planteamientos recomendados y rechazados
• Calendario de desarrollo del sistema y fondos necesarios
• Lista del personal necesario para desarrollar e implantar el sistema
• Calendario de aplicación

Paso 4: Desarrollar una solución EDI orientada al negocio

Los resultados del paso de análisis proporcionan a la organización los conocimientos necesarios para desarrollar una especificación completa del sistema EDI.

Esto incluye:

• El volumen de tráfico EDI previsto y la infraestructura informática necesaria para soportarlo.
• La capacidad de la infraestructura de red interna para soportar datos EDI.
• Las conexiones de red necesarias para gestionar el tráfico con los socios comerciales
• La programación necesaria para garantizar que los sistemas internos se ajustan a los datos requeridos por los socios comerciales y a las normas EDI.
• La cantidad de personalización necesaria para integrar los sistemas internos y EDI

Con esta información, puede diseñarse un sistema EDI. Hay dos elementos especialmente importantes en un sistema EDI: el traductor EDI y el modelo de comunicaciones.

El traductor EDI

La función del traductor de EDI, que suele ser un paquete cuya licencia se obtiene de una empresa de software de EDI o de un proveedor de redes de EDI, consiste en interpretar la información de EDI que recibe del remitente y traducirla a un formato que el receptor pueda acomodar. Además de su función principal, un traductor de EDI suele disponer de varios subsistemas, como el manejo de los sobres EDI, la gestión de documentos, los registros de auditoría, la comprobación del cumplimiento y los acuses de recibo funcionales.

El modelo de comunicación

Una de las decisiones que debe tomar es el tipo de comunicaciones que necesitará para conectar a todos sus socios. Existen cuatro enfoques básicos:

1. Conéctese directamente a cada uno de ellos: esto funciona bien para conectarse a un número reducido de socios comerciales. Su organización es responsable de toda la asignación, traducción, asistencia técnica e informes. Mientras todos estén de acuerdo en un único protocolo de conectividad, por ejemplo, FTP sobre VPN, Rosetta Net, Odette FTP, AS2, un único formato de documento y el tamaño de la comunidad siga siendo relativamente pequeño, este enfoque funciona bien. Así es como se gestionaba el EDI en sus inicios. Sin embargo, a medida que crece el tamaño de la comunidad, se convierte en un enfoque muy complejo y que consume muchos recursos.
2. Utilizar un proveedor de la Red EDI - El proveedor de la Red EDI facilita el intercambio de documentos electrónicos a través de su servicio de "buzón de documentos". El remitente se conecta a la Red EDI y envía sus transacciones EDI al buzón del destinatario. A continuación, el destinatario se conecta a la red para recibir los documentos en su buzón. Este enfoque libera a todos los miembros de la comunidad de las responsabilidades de soporte de todas las comunicaciones, que requieren muchos recursos, garantiza la seguridad de los datos y el no repudio, al tiempo que proporciona información de auditoría, informes, copias de seguridad y recuperación. Este enfoque evita muchas de las complejidades del modelo directo. El uso del modelo de red/VAN de EDI para el 100% de una comunidad de EDI era extremadamente popular antes del auge del uso comercial de Internet y las grandes redes comerciales. Sigue siendo una opción muy popular, pero en el caso de comunidades muy grandes es mucho menos habitual tener al 100% de los interlocutores comerciales en la red EDI.
3. Utilice las Conexiones Directas para sus socios comerciales de gran volumen y utilice la Red EDI para el resto - Este enfoque ahorra las tasas de transacción que cobran las Redes EDI cuando se comercia con los socios comerciales de gran volumen, mientras que se confía en la Red EDI para dar soporte al elevado número de socios de bajo volumen de transacciones.
4. Externalice el programa EDI a un proveedor de servicios gestionados que se conecte a toda su comunidad en su nombre - El proveedor de servicios gestionados recibe sus documentos comerciales directamente de su sistema ERP (SAP, Oracle, etc.), asume la responsabilidad de todo el mapeo, la traducción, el soporte técnico, las operaciones del centro de datos y la elaboración de informes. Una vez que los documentos están listos para su entrega a sus socios comerciales, el proveedor de servicios los entrega directamente a los socios o a través del servicio de buzón, en función de los requisitos de cada socio comercial.

Paso 5: Seleccionar el proveedor de red EDI (VAN) correcto

La selección de un proveedor de redes EDI debe centrarse en los requisitos de su empresa más que en las capacidades técnicas del proveedor. Hay muchos aspectos importantes que debe tener en cuenta.

¿Qué quiere que haga el proveedor de la red EDI?

¿Necesita un servicio EDI básico o desea explorar una gama de servicios de valor añadido? ¿Necesita que su proveedor le ofrezca formación y apoyo a usted y a sus socios? ¿Puede su proveedor ayudarle a incorporar rápidamente nuevos socios comerciales? ¿Necesita el rechazo automático de documentos con datos erróneos antes de que lleguen a su sistema? ¿Puede su proveedor de servicios permitir al personal de su línea de negocio obtener de forma independiente datos e informes a petición y ver el estado de sus transacciones comerciales en todas las fases de la cadena de suministro? A menudo, la disponibilidad de estos servicios de valor añadido es un factor más importante en su decisión que el coste por sí solo.

¿Cuál es el alcance del proveedor?

¿Cuántos de sus socios comerciales utilizan ya una determinada VAN? ¿Tiene el proveedor una base instalada sólida dentro de su sector industrial? ¿Tiene el proveedor una presencia global, no sólo para el intercambio de documentos, sino también para ofrecer asistencia local al cliente?

¿Cuál es la estructura de precios del proveedor?

La mayoría de los servicios EDI cobran por la cantidad de kilo-caracteres (KC) que contiene un documento, pero hay otros factores importantes, como la puntualidad de la entrega o el volumen de transacciones intercambiadas. La mayoría de las VAN ofrecen estructuras de precios flexibles que incluyen el pago por uso y suscripciones mensuales o anuales.

¿Cuál es la influencia del proveedor en su sector?

¿Participa activamente el proveedor en las principales asociaciones industriales de su sector? ¿Participa activamente en los organismos mundiales de normalización EDI?

¿Existirá mañana el proveedor de la red EDI?

¿Tiene el proveedor un historial probado y es probable que siga existiendo en un futuro previsible? Sobrevivirán las organizaciones con alcance mundial, la gama más completa de servicios y la capacidad de prestar asistencia con independencia de su ubicación en todo el mundo. ¿Su VAN le ofrece todo esto?

Paso 6: Integrar el EDI con la empresa

Para la mayoría de los sistemas EDI, la mayor tarea de desarrollo es integrar los sistemas EDI con las aplicaciones corporativas existentes. Los datos requeridos por los interlocutores comerciales y las normas EDI deben "mapearse" en los datos contenidos en los sistemas existentes.

Tras adquirir el hardware y/o el software necesarios para su solución de EDI, un equipo de programadores de EDI cualificados debe convertir los requisitos en realidad. Este personal debe conocer perfectamente las normas EDI, los sistemas internos y los protocolos de comunicación. Entre las tareas básicas que deben realizarse se incluyen: (1) integrar el EDI con sus sistemas empresariales internos (ERP), lo que significa, extraer y cargar datos; (2) crear los documentos EDI mapeando (correlacionando) los datos extraídos con los segmentos y elementos de datos adecuados de las transacciones EDI, así como proporcionando el ensobrado y otros datos necesarios; e (3) instalar y configurar el software de comunicación para enviar y recibir documentos. Cada uno de estos procesos puede ser muy complejo, sobre todo cuando se tienen muchos interlocutores comerciales, como los clientes, cada uno con sus propios requisitos. Por eso se necesita un buen personal, técnicamente cualificado.

Las metodologías de creación de prototipos, en las que se desarrollan prototipos de sistemas antes de codificarlos, y las herramientas de ingeniería de software asistida por ordenador (CASE) ayudan a agilizar el desarrollo de sistemas. La integración suele constar de tres actividades clave:

• La parte de análisis de datos de la cartografía
• Cartografía a través del software EDI
• Desarrollo de programas de interfaz personalizados o salidas de usuario

A la hora de seleccionar un paquete de software o un servicio VAN, compruebe hasta qué punto los elementos de mapeo ya se han abordado en la solución elegida. Esto no sólo influirá en la facilidad con la que el sistema EDI se integrará con los sistemas de back-office, sino que acelerará el proceso de integración y reducirá el coste del desarrollo a medida.

La integración del EDI con la empresa suele poner de manifiesto oportunidades para rediseñar el proceso empresarial y obtener mayores beneficios.

Paso 7: Integrar los datos en toda la empresa

Antes de integrar los datos en toda la empresa, tendrá que realizar una buena cantidad de análisis de datos. Es aconsejable iniciar este proceso en el destino final de los datos. Por ejemplo, si desea utilizar EDI para sus pedidos de compra, lo primero que debe hacer es comprender los requisitos de datos del sistema de procesamiento de pedidos.

Una razón importante para analizar cada sistema empresarial afectado es garantizar su capacidad para compartir datos. A veces, es necesario superar obstáculos, como que distintos sistemas empresariales contengan los mismos datos, pero en formatos diferentes.

Los datos suelen dividirse en claves primarias y secundarias. Una clave primaria es un dato muy importante pero común -por ejemplo, el pedido de un cliente, el número de factura o el número de conocimiento de embarque- y suele requerir menos atención por parte del equipo de EDI, ya que los departamentos de TI han aprendido a respetar estas claves. Las claves secundarias son piezas de información que probablemente sean más específicas de un socio o grupo empresarial concreto, como un número de departamento, un código de transportista o un código de producto.

Los códigos sectoriales -como el Código Industrial Estándar (SIC) o el número de la Drug Enforcement Agency (DEA) en el sector farmacéutico- facilitan enormemente el uso del EDI, ya que normalizan el uso de estas claves en una amplia gama de organizaciones y suelen adoptarse como mejores prácticas en todo un sector.

Una vez comprendida la estructura de los datos necesarios en todo el sistema, el equipo de EDI puede iniciar el mapeo de datos.

Paso 8: Elaborar un mapa de datos

Una vez finalizado el análisis de los datos y comprendidas sus estructuras, se define el "mapa" para el software de traducción EDI. En la mayoría de los paquetes de software EDI o servicios VAN, el coordinador EDI podrá definir el mapa.

El mapa define cómo se relacionan los datos de la transacción EDI con los datos del sistema interno. El software de EDI almacena el mapa, normalmente en forma de tabla. Cuando una transacción entra en el sistema, el traductor EDI utiliza el mapa para determinar dónde va cada campo entrante y si es necesario reformatear los datos.

El principal objetivo del mapeo es evitar en la medida de lo posible la necesidad de interfaces personalizadas, especialmente las ediciones personalizadas para cada interlocutor comercial. Cuanto más estandarizados estén los formatos de datos, mayor será el rendimiento del sistema y menor la necesidad de programación específica.

Paso 9: Establecer un proyecto piloto

Una vez que una organización ha desarrollado y probado su sistema de EDI lo mejor posible, se llevan a cabo nuevas pruebas del sistema en modo piloto con socios comerciales seleccionados. El piloto de EDI es fundamental. Permite a una organización perfeccionar su propio sistema, mostrar las ventajas que puede obtener y garantizar que puede integrarse con los socios comerciales.

Las organizaciones deben poner en marcha un proyecto piloto con un número reducido de socios comerciales. Las organizaciones con más experiencia en EDI son los mejores socios piloto. Para tener éxito, el proyecto piloto debe centrarse en una aplicación EDI principal, como las órdenes de compra sencillas.

Empiece por transmitir los documentos a los socios piloto, que confirmarán que los documentos pueden procesarse con precisión. A continuación, los socios piloto devuelven los datos para someterlos a pruebas. A medida que cada una de estas pruebas se completa con éxito, cada socio piloto comienza a enviar pedidos reales, lo que pone a prueba la capacidad del sistema para gestionar el procesamiento comercial diario.

Sin embargo, las transacciones en papel no se eliminan hasta que ambos interlocutores comerciales están completamente satisfechos con el buen funcionamiento del sistema EDI.

A continuación, los resultados del proyecto piloto deben analizarse desde una perspectiva interna para responder a las siguientes preguntas:

• ¿Puede el sistema EDI mantener un control adecuado?
• ¿Parece que el sistema proporciona los beneficios previstos en el estudio original sobre el EDI?
• ¿Podrá el sistema gestionar el tráfico EDI previsto?
• ¿Están satisfechos los usuarios internos con el resultado?

Paso 10: Despliegue del EDI a los interlocutores comerciales

Si usted es el iniciador del programa con sus socios comerciales -por ejemplo, desea que todos sus proveedores reciban sus órdenes de compra a través de EDI y devuelvan las facturas EDI-, debe disponer de los recursos cualificados para desarrollar, gestionar y mantener un programa de implantación de EDI en su comunidad de proveedores.

Esto incluye:

• Encuestar a su comunidad para conocer el nivel de preparación de cada proveedor en materia de EDI.
• desarrollar y aplicar un plan de comunicación con la comunidad para transmitir los objetivos de su programa y proporcionar la educación necesaria
• Ofrecer diversas opciones de EDI, como formularios web u opciones basadas en Excel para aquellos proveedores que no estén preparados para integrar el EDI con sus sistemas back-end.
• apoyar a cada proveedor en el proceso de puesta en marcha

Incluso después de desplegar el EDI entre sus socios comerciales, necesita gestionar y mantener su programa de forma continuada. Invierta en recursos de personal cualificado para gestionar su programa de EDI:

• seguimiento y resolución de problemasde comunicación para garantizar que los documentos sigan fluyendo
• responder a las consultas de los socios 24×7 a medida que surjan problemas
• informes sobre la actividad de los socios comerciales y el uso del sistema
• Actualizar los mapas de traducción o los protocolos de comunicación a medida que usted o sus socios añadan nuevos documentos, modifiquen los actuales o actualicen sus procesos de comunicación.