Un processus structuré en 10 étapes pour une mise en œuvre réussie de l'EDI

Étape 1 : Élaborer la structure organisationnelle

L'EDI est un investissement important et la mise en place d'une structure organisationnelle correcte dès le départ sera payante au fur et à mesure de l'évolution du programme.

Les éléments clés de la structure sont les suivants :

• Le coordinateur EDI : Un professionnel des technologies de l'information ayant une expérience approfondie de la mise en œuvre de l'EDI. Le coordinateur peut être recruté en interne ou à l'extérieur, en fonction de l'expérience de l'organisation en matière d'EDI.
• Le comité de pilotage: Dirigé par le coordinateur EDI, le comité est généralement composé des chefs de service des unités commerciales concernées, du responsable informatique et de représentants juridiques.
• Le parrainage de la haute direction : Comme pour tout programme informatique important, l'engagement de la direction générale est indispensable à la réussite de la mise en œuvre de l'EDI.
• Équipe dédiée à l'EDI: L'équipe EDI sera responsable de la mise en œuvre effective du système.

Le coordinateur EDI, dans le cadre de ses fonctions, doit rester en contact avec tous les secteurs de l'entreprise qui seront concernés par le programme EDI afin de s'assurer de leur soutien et de leur adhésion. Cette communication permanente est essentielle pour informer toutes les organisations de la manière dont le programme EDI leur sera bénéfique et de l'impact qu'il aura sur leurs processus.

Étape 2 : Entreprendre un examen stratégique

Cette analyse permet d'identifier les applications d'entreprise les plus susceptibles d'être déployées dans le cadre de l'EDI et de fixer des priorités pour la conversion à l'EDI. À cette fin, les facteurs à prendre en considération comprennent le nombre de fournisseurs, de clients ou d'autres partenaires commerciaux, ainsi que le volume et le type de transactions à échanger. Il comprend une description des systèmes actuels dans chaque domaine fonctionnel et une explication de la manière dont l'EDI les améliorera.

L'émission et la réception de chaque type de document commercial reposent sur un système de procédures humaines et mécaniques, qui doivent toutes être documentées et analysées en vue d'améliorer l'efficacité de l'EDI. Pour obtenir les meilleurs résultats, l'objectif doit être d'améliorer le cycle commercial plutôt que de simplement l'automatiser.

Peut EDI :

• Éliminer les étapes redondantes du cycle économique ?
• Éliminer la saisie redondante de données ?
• Réduire les efforts manuels ?
• Réduire la taille des stocks ?
• Améliorer le service à la clientèle en accélérant la livraison des marchandises ?
• Améliorer les relations avec les partenaires commerciaux ?
• Faciliter les stratégies commerciales plus larges, telles que la fabrication juste à temps ?

Une réponse complète à ces questions mettra en évidence les cycles économiques susceptibles de bénéficier le plus de la mise en œuvre de l'EDI.

Étape 3 : Procéder à une analyse approfondie

L'examen stratégique met en évidence les domaines dans lesquels l'EDI pourrait être le plus bénéfique pour votre organisation. Toutefois, d'autres éléments doivent être pris en considération avant de choisir le cycle commercial sur lequel se concentrer dans un premier temps.

Ces considérations sont les suivantes :

• Quelle partie de l'organisation est la plus prête pour l'EDI ?
• Quel est le cycle dont la mise en œuvre de l'EDI coûtera le moins cher ?
• Lequel permettra de réaliser les économies les plus importantes ou d'accroître la rentabilité ?

Les réponses à ces questions nécessitent un autre type d'analyse. De nombreuses entreprises utilisent deux outils efficaces :

• Analyse coûts-avantages (ACA)
  Cette analyse identifie en outre les applications d'entreprise les plus susceptibles d'être déployées dans le cadre de l'EDI et fixe les priorités pour la conversion à l'EDI. Elle comprend une description des systèmes actuels dans chaque domaine fonctionnel et une explication de la manière dont l'EDI les améliorera. L'émission et la réception de chaque type de document commercial reposent sur un système de procédures humaines et mécaniques, qui doivent toutes être documentées et analysées en vue d'améliorer l'efficacité de l'EDI. Pour obtenir les meilleurs résultats, l'objectif doit être d'améliorer le cycle commercial plutôt que de simplement l'automatiser.
• Enquête sur l'EDI
  L'enquête sur l'EDI menée auprès des clients et des fournisseurs d'une organisation a pour but de s'assurer que tout système EDI créé peut être pris en charge par un vaste réseau de partenaires commerciaux ou par un petit groupe de partenaires commerciaux dont le volume et la valeur sont élevés. L'enquête doit porter sur les technologies sous-jacentes et les niveaux de compétence disponibles. Elle doit tenir compte du type de données requises par les systèmes actuels, du type de données requises par les partenaires commerciaux et des données requises par les normes EDI.

Comme il peut être extrêmement coûteux pour une grande organisation d'atteindre le stade pilote d'un programme EDI, il est essentiel de pouvoir justifier le coût du programme. Mais elle doit être combinée avec les résultats de l'enquête sur l'EDI. De cette manière, il est possible de produire un rapport final couvrant :

• La portée du projet
• Description des forces et des faiblesses des systèmes existants
• L'alternative recommandée pour le système et sa capacité à renforcer l'entreprise
• Intégration des données et personnalisation des documents nécessaires
• Référence aux alternatives envisagées mais non retenues
• Données financières sur les approches recommandées et rejetées
• Calendrier de développement du système et fonds nécessaires
• Liste du personnel nécessaire à l'élaboration et à la mise en œuvre du système
• Calendrier de mise en œuvre

Étape 4 : Élaboration d'une solution EDI axée sur l'entreprise

Les résultats de l'étape d'analyse fournissent à l'organisation les connaissances nécessaires à l'élaboration d'un cahier des charges complet pour le système EDI.

Il s'agit notamment de

• le volume du trafic EDI prévu et l'infrastructure informatique nécessaire pour le supporter
• la capacité de l'infrastructure du réseau interne à prendre en charge les données EDI
• Les connexions réseau nécessaires pour gérer le trafic avec les partenaires commerciaux
• la programmation nécessaire pour assurer la conformité des systèmes internes avec les données requises par les partenaires commerciaux et avec les normes EDI
• Le degré de personnalisation nécessaire pour intégrer les systèmes internes et les systèmes EDI

Ces informations permettent de concevoir un système EDI. Deux éléments sont particulièrement importants dans un système EDI : le traducteur EDI et le modèle de communication.

Le traducteur EDI

Le rôle du traducteur EDI est d'interpréter les informations EDI qu'il reçoit de l'expéditeur et de les traduire dans un format que le destinataire peut accepter. Outre sa fonction première, le traducteur EDI dispose souvent de plusieurs sous-systèmes, dont le traitement des enveloppes EDI, la gestion des documents, les pistes d'audit, le contrôle de la conformité et les accusés de réception fonctionnels.

Le modèle de communication

L'une des décisions que vous devez prendre concerne le type de communication dont vous aurez besoin pour relier tous vos partenaires. Il existe quatre approches de base :

1. Se connecter directement à chacun d'entre eux - cette méthode fonctionne bien pour se connecter à un petit nombre de partenaires commerciaux. Votre organisation est responsable de l'ensemble du mappage, de la traduction, de l'assistance technique et de l'établissement des rapports. Tant que tout le monde s'accorde sur un protocole de connectivité unique, par exemple FTP sur VPN, Rosetta Net, Odette FTP, AS2, un format de document unique et que la taille de la communauté reste relativement petite, cette approche fonctionne bien. C'est ainsi que l'EDI était géré dans les premiers temps. Toutefois, lorsque la taille de la communauté augmente, cette approche devient très complexe et nécessite beaucoup de ressources.
2. Utiliser un fournisseur de réseau EDI - Le fournisseur de réseau EDI facilite l'échange de documents électroniques par le biais de son service de "boîte aux lettres". L'expéditeur se connecte au réseau EDI et envoie ses transactions EDI dans la boîte aux lettres du destinataire. Le destinataire se connecte alors au réseau pour recevoir les documents dans sa boîte aux lettres. Cette approche décharge tous les membres de la communauté de la responsabilité de prendre en charge toutes les questions de communication, garantit la sécurité des données et la non-répudiation, tout en fournissant des informations d'audit, des rapports, des sauvegardes et des récupérations. Cette approche permet d'éviter bon nombre des complexités du modèle direct. L'utilisation du modèle EDI Network/VAN pour 100 % d'une communauté EDI était extrêmement populaire avant l'essor de l'utilisation commerciale de l'internet et des grands réseaux commerciaux. Elle reste une option très populaire, mais pour les très grandes communautés, il est beaucoup moins courant d'avoir 100 % des partenaires commerciaux sur le réseau EDI.
3. Utiliser les connexions directes pour vos partenaires commerciaux à fort volume et utiliser le réseau EDI pour les autres - Cette approche permet d'économiser les frais de transaction facturés par les réseaux EDI lors des échanges avec les partenaires commerciaux à fort volume, tout en s'appuyant sur le réseau EDI pour soutenir le grand nombre de partenaires à faible volume de transactions.
4. Externaliser le programme EDI à un fournisseur de services gérés qui se connecte à l'ensemble de votre communauté en votre nom - Le fournisseur de services gérés reçoit vos documents commerciaux directement de votre système ERP (SAP, Oracle, etc.), assume la responsabilité de toutes les opérations de mappage, de traduction, d'assistance technique, d'exploitation du centre de données et d'établissement de rapports. Une fois que les documents sont prêts à être livrés à vos partenaires commerciaux, le prestataire de services les livre soit directement aux partenaires, soit par l'intermédiaire du service de boîte aux lettres, en fonction des besoins de chaque partenaire commercial.

Étape 5 : Sélectionner le bon fournisseur de réseau EDI (VAN)

Le choix d'un fournisseur de réseau EDI doit être axé sur les besoins de votre entreprise plutôt que sur les capacités techniques du fournisseur. Il y a de nombreuses questions importantes à prendre en compte.

Que voulez-vous que le fournisseur de réseau EDI fasse ?

Avez-vous besoin d'un service EDI de base ou souhaitez-vous explorer une gamme de services à valeur ajoutée ? Souhaitez-vous que votre fournisseur vous offre, à vous et à vos partenaires, une formation et une assistance ? Votre fournisseur peut-il vous aider à intégrer rapidement de nouveaux partenaires commerciaux ? Avez-vous besoin de rejeter automatiquement les documents contenant des données erronées avant qu'ils n'atteignent votre système ? Votre fournisseur de services peut-il permettre à votre personnel opérationnel d'obtenir des données et des rapports à la demande et de visualiser le statut de vos transactions commerciales à tous les stades de la chaîne d'approvisionnement ? Bien souvent, la disponibilité de ces services à valeur ajoutée est un facteur de décision plus important que le seul coût.

Quelle est la portée du prestataire ?

Combien de vos partenaires commerciaux utilisent déjà un RVA particulier ? Le fournisseur dispose-t-il d'une solide base installée dans votre secteur d'activité ? Le fournisseur est-il présent dans le monde entier, non seulement pour l'échange de documents, mais aussi pour l'assistance à la clientèle locale ?

Quelle est la structure tarifaire du prestataire ?

La plupart des services EDI sont facturés en fonction du nombre de kilo-caractères (KC) contenus dans un document, mais d'autres facteurs entrent en ligne de compte, tels que l'importance de la livraison dans les délais et le volume des transactions échangées. La plupart des RVA proposent des structures tarifaires souples, y compris des abonnements mensuels ou annuels.

Quelle est l'influence du fournisseur dans votre secteur d'activité ?

Le fournisseur est-il activement impliqué dans les principales associations industrielles de votre secteur ? Joue-t-il un rôle actif dans les organismes mondiaux de normalisation EDI ?

Le fournisseur de réseau EDI existera-t-il encore demain ?

Le fournisseur a-t-il fait ses preuves et est-il susceptible de rester en place dans un avenir prévisible ? Ce sont les organisations qui ont une portée mondiale, la gamme de services la plus complète et la capacité de fournir une assistance quelle que soit la localisation dans le monde qui survivront. Votre RVA vous offre-t-il tout cela ?

Étape 6 : Intégrer l'EDI dans l'entreprise

Pour la plupart des systèmes EDI, la tâche de développement la plus importante est l'intégration des systèmes EDI avec les applications existantes de l'entreprise. Les données requises par les partenaires commerciaux et les normes EDI doivent être "mappées" sur les données contenues dans les systèmes existants.

Après avoir acheté le matériel et/ou les logiciels nécessaires pour soutenir votre solution EDI, une équipe de programmation EDI qualifiée doit ensuite convertir les exigences en réalité. Ce personnel doit connaître parfaitement les normes EDI, les systèmes internes et les protocoles de communication. Les tâches de base qui doivent être accomplies sont les suivantes : (1) l'intégration de l'EDI dans vos systèmes internes (ERP), c'est-à-dire l'extraction et le chargement des données ; (2) la création des documents EDI par la mise en correspondance (corrélation) des données extraites avec les segments et les éléments de données appropriés des transactions EDI, ainsi que la fourniture de l'enveloppe et des autres données nécessaires ; et (3) l'installation et la configuration du logiciel de communication pour l'envoi et la réception des documents. Chacun de ces processus peut être très complexe, en particulier lorsque vous avez de nombreux partenaires commerciaux, tels que des clients, chacun ayant ses propres exigences. C'est pourquoi il est nécessaire de disposer d'un personnel compétent sur le plan technique.

Les méthodologies de prototypage, qui permettent de développer des prototypes de systèmes avant que ceux-ci ne soient réellement codés, et les outils d'ingénierie logicielle assistée par ordinateur (CASE) contribuent à rationaliser le développement des systèmes. L'intégration consiste généralement en trois activités clés :

• La partie analyse des données de la cartographie
• Cartographie via le logiciel EDI
• Développement de programmes d'interface personnalisés ou d'exits utilisateur

Lors de la sélection d'un progiciel ou d'un service RVA, vérifiez dans quelle mesure les éléments de cartographie ont déjà été pris en compte dans la solution choisie. Non seulement cela aura une incidence sur la facilité avec laquelle le système EDI s'intégrera aux systèmes d'arrière-guichet, mais cela accélérera le processus d'intégration et réduira le coût du développement personnalisé.

L'intégration de l'EDI dans l'entreprise met souvent en évidence des possibilités de réorganisation du processus d'entreprise et d'en tirer d'autres avantages.

Étape 7 : Intégrer les données dans l'ensemble de l'entreprise

Avant d'intégrer les données dans l'ensemble de l'entreprise, vous devrez entreprendre une bonne partie de l'analyse des données. Il est judicieux de commencer ce processus par la destination finale de ces données. Par exemple, si vous souhaitez utiliser l'EDI pour vos bons de commande, la première chose à faire est de comprendre les exigences en matière de données du système de traitement des commandes.

Une raison importante d'analyser chaque système commercial concerné est de s'assurer de sa capacité à partager des données. Parfois, des obstacles doivent être surmontés, par exemple lorsque différents systèmes de gestion contiennent les mêmes données, mais dans des formats différents.

Les données sont souvent divisées en clés primaires et secondaires. Une clé primaire est un élément d'information très important mais courant - par exemple, le numéro de commande du client, le numéro de la facture, le numéro du connaissement - et nécessite souvent moins d'attention de la part de l'équipe EDI, car les services informatiques ont appris à honorer ces clés. Les clés secondaires sont des éléments d'information susceptibles d'être plus spécifiques à un partenaire commercial individuel ou à un groupe - par exemple un numéro de département, un code de transporteur ou un code de produit.

Les codes sectoriels - tels que le code industriel standard (SIC) ou le numéro de la Drug Enforcement Agency (DEA) pour les produits pharmaceutiques - facilitent grandement l'utilisation de l'EDI, car ils normalisent l'utilisation de ces clés dans un large éventail d'organisations et sont souvent adoptés comme meilleure pratique dans l'ensemble d'un secteur.

Une fois que la structure des données requises dans l'ensemble du système est comprise, l'équipe EDI peut commencer la mise en correspondance des données.

Étape 8 : Établir une cartographie des données

Une fois que l'analyse des données est terminée et que les structures de données sont comprises, la "carte" est définie pour le logiciel de traduction EDI. Pour la plupart des logiciels EDI ou des services RVA, le coordinateur EDI sera en mesure de définir la carte.

La carte définit la manière dont les données de la transaction EDI sont liées aux données du système interne. Le logiciel EDI stocke la carte, généralement sous forme de tableau. Lorsqu'une transaction entre dans le système, le traducteur EDI utilise la carte pour déterminer l'emplacement de chaque champ entrant et si les données doivent être reformatées.

L'objectif principal de la cartographie est d'éviter autant que possible le recours à des interfaces personnalisées - en particulier des éditions personnalisées pour chaque partenaire commercial. Plus les formats de données sont standardisés, meilleures sont les performances du système et moins il est nécessaire de recourir à une programmation spécifique.

Étape 9 : Mise en place d'un projet pilote

Une fois qu'une organisation a développé et testé son système EDI au mieux de ses capacités, d'autres tests de système sont effectués en mode pilote avec des partenaires commerciaux sélectionnés. Le projet pilote EDI est essentiel. Il permet à une organisation d'affiner son propre système, de montrer les avantages qu'elle peut en tirer et de s'assurer qu'elle peut l'intégrer à ses partenaires commerciaux.

Les organisations devraient mettre en place un projet pilote avec un petit nombre de partenaires commerciaux. Les organisations qui ont le plus d'expérience en matière d'EDI sont les meilleurs partenaires pour le projet pilote. Pour réussir, le projet pilote doit se concentrer sur une application EDI primaire telle que les simples commandes d'achat.

Commencez par transmettre les documents aux partenaires pilotes, qui confirmeront que les documents peuvent être traités avec précision. Les partenaires pilotes renvoient ensuite les données pour qu'elles soient testées. Au fur et à mesure que ces tests sont menés à bien, chaque partenaire pilote commence à envoyer des commandes réelles, ce qui permet de tester la capacité du système à gérer le traitement quotidien des affaires.

Les transactions sur papier ne sont toutefois pas éliminées tant que les deux partenaires commerciaux ne sont pas entièrement satisfaits du bon fonctionnement du système EDI.

Les résultats du projet pilote doivent ensuite être analysés d'un point de vue interne pour répondre aux questions suivantes :

• Le système EDI permet-il de maintenir un contrôle adéquat ?
• Le système semble-t-il offrir les avantages prévus dans l'étude initiale sur l'EDI ?
• Le système pourra-t-il gérer le trafic EDI prévu ?
• Les utilisateurs internes sont-ils satisfaits du résultat ?

Étape 10 : Déployer l'EDI auprès des partenaires commerciaux

Si vous êtes l'initiateur du programme avec vos partenaires commerciaux - par exemple, vous voulez que tous vos fournisseurs reçoivent vos bons de commande par EDI et vous renvoient des factures EDI - vous devez disposer des ressources qualifiées pour développer, gérer et maintenir un programme de déploiement de l'EDI pour votre communauté de fournisseurs.

Il s'agit notamment de

• l'enquête auprès de votre communauté pour comprendre le niveau de préparation de chaque fournisseur à l'EDI
• l'élaboration et la mise en œuvre d'un plan de communication avec la communauté afin de transmettre les objectifs du programme et d'assurer l'éducation nécessaire
• offrir diverses options EDI, telles que des formulaires en ligne ou des options basées sur Excel pour les fournisseurs qui ne sont pas prêts à intégrer l'EDI dans leurs systèmes de gestion.
• soutenir chaque fournisseur tout au long du processus de démarrage

Même après avoir déployé l'EDI auprès de vos partenaires commerciaux, vous devez gérer et maintenir votre programme en permanence. Investissez dans du personnel qualifié pour gérer votre programme EDI :

• contrôler et résoudre les problèmes decommunication afin de garantir que les documents continuent à circuler
• répondre aux demandes des partenaires 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 lorsque des problèmes se posent
• l'établissement de rapports sur l'activité des partenaires commerciaux et l'utilisation du système
• mettre à jour les cartes de traduction et/ou les protocoles de communication lorsque vous ou vos partenaires ajoutez de nouveaux documents, modifiez les documents existants ou améliorez leurs processus de communication