Comment fonctionne l'EDI ?
L'envoi de documents EDI se fait en trois étapes : préparation des documents, traduction des documents au format EDI, transmission des documents EDI à votre partenaire.
Étape 1 : Préparer les documents à envoyer
La première étape consiste à collecter et à organiser les données. Par exemple, au lieu d'imprimer un bon de commande, votre système crée un fichier électronique contenant les informations nécessaires à la création d'un document EDI. Les sources de données et les méthodes disponibles pour générer les documents électroniques peuvent être les suivantes :
- Saisie de données humaines par le biais d'écrans
- Exportation de données PC à partir de feuilles de calcul ou de bases de données
- Reformatage de rapports électroniques en fichiers de données
- Amélioration des applications existantes pour créer automatiquement des fichiers de sortie prêts à être traduits dans une norme EDI
- Logiciel d'application d'achat doté d'interfaces intégrées pour les fichiers EDI
Étape 2 : Traduire les documents au format EDI
L'étape suivante consiste à faire passer vos données électroniques par un logiciel de traduction afin de convertir votre format de données interne en format EDI standard en utilisant les segments et les éléments de données appropriés. Vous pouvez acheter un logiciel de traduction EDI dont vous assurez la gestion et la maintenance dans vos locaux. Cela nécessite des compétences spécialisées en matière de cartographie afin de définir la manière dont vos données internes doivent être mises en correspondance (c'est-à-dire corrélées) avec les données EDI. Il existe des logiciels de traduction adaptés à pratiquement tous les environnements informatiques et à tous les budgets, qu'il s'agisse de grands systèmes traitant des milliers de transactions par jour ou de logiciels basés sur PC qui ne traitent que quelques centaines de transactions par semaine.
Vous pouvez également faire appel aux services de traduction d'un prestataire de services EDI. Dans ce cas, vous envoyez vos données au prestataire, qui se charge pour vous de la traduction vers et depuis le format EDI.
Étape 3 : Connecter et transmettre vos documents EDI à votre partenaire commercial
Une fois que vos documents commerciaux sont traduits dans le format EDI approprié, ils sont prêts à être transmis à vos partenaires commerciaux. Vous devez décider de la manière dont vous vous connecterez à chacun de vos partenaires pour effectuer cette transmission. Il existe plusieurs méthodes, dont les plus courantes sont les suivantes : 1) se connecter directement en utilisant AS2 ou un autre protocole Internet sécurisé, 2) se connecter à un fournisseur de réseau EDI (également appelé fournisseur RVA) en utilisant le protocole de communication de votre choix et compter sur le fournisseur de réseau pour se connecter à vos partenaires commerciaux en utilisant le protocole de communication préféré de vos partenaires, ou 3) une combinaison des deux, en fonction du partenaire particulier et du volume de transactions que vous prévoyez d'échanger. Notre page sur les types d' EDI décrit en détail les différentes options d'EDI qu'une entreprise peut mettre en œuvre.
