성공적인 EDI 구현을 위한 구조화된 10단계 프로세스

1단계: 조직 구조 개발

EDI는 상당한 투자이며 처음부터 올바른 조직 구조를 개발하는 것은 프로그램이 발전함에 따라 보상을 받을 수 있습니다.

구조의 주요 요소는 다음과 같습니다:

• EDI 코디네이터: EDI 제공에 대한 심층적인 경험을 가진 IT 전문가입니다. 코디네이터는 조직이 이미 보유하고 있는 EDI 경험에 따라 사내 출신이거나 외부에서 고용할 수 있습니다.
• 운영 위원회: EDI 코디네이터가 이끄는 이 위원회는 일반적으로 해당 사업부의 부서장, IT 책임자 및 법률 대리인으로 구성됩니다.
• 고위 경영진 스폰서: 다른 주요 IT 프로그램과 마찬가지로, EDI 구현이 성공하려면 고위 경영진의 헌신이 필요합니다.
• 전담 EDI 팀: EDI 팀은 시스템의 실제 구현을 담당합니다.

EDI 코디네이터는 업무의 중요한 부분으로서 EDI 프로그램의 영향을 받게 될 회사의 모든 부문과 지속적으로 소통하여 그들의 지원과 동의를 확보해야 합니다. 이러한 지속적인 커뮤니케이션은 모든 조직에 EDI 프로그램의 혜택과 프로세스에 미치는 영향에 대해 교육하는 데 필수적입니다.

2단계: 전략적 검토 수행

이 분석을 통해 EDI 배포 가능성이 가장 높은 기업 애플리케이션을 파악하고 EDI로의 전환 우선순위를 설정합니다. 이를 위해 고려해야 할 요소에는 공급업체, 고객 또는 기타 비즈니스 파트너의 수, 교환할 거래의 양과 유형이 포함됩니다. 여기에는 각 기능 영역의 현재 시스템에 대한 설명과 EDI를 통해 개선할 수 있는 방법에 대한 설명이 포함됩니다.

각 유형의 비즈니스 문서의 발급 및 수신은 인적 및 기계 절차 시스템을 기반으로 하며, EDI 효율성을 위해 이 모든 과정을 문서화하고 분석해야 합니다. 최상의 결과를 얻으려면 단순히 자동화하는 것이 아니라 비즈니스 주기를 개선하는 것이 목표가 되어야 합니다.

Can EDI:

• 비즈니스 주기에서 중복 단계를 없애고 싶으신가요?
• 중복 데이터 입력을 없애고 싶으신가요?
• 수작업을 줄이고 싶으신가요?
• 재고 규모를 줄이고 싶으신가요?
• 상품 배송 속도를 높여 고객 서비스를 개선하고 싶으신가요?
• 비즈니스 파트너와의 관계를 개선하고 싶으신가요?
• 적시 생산과 같은 대규모 비즈니스 전략을 촉진하시나요?

이러한 질문에 완전히 답하면 EDI 구현으로 가장 큰 이점을 얻을 수 있는 비즈니스 주기를 파악할 수 있습니다.

3단계: 심층 분석 수행

전략적 검토는 조직에서 EDI가 가장 큰 이점을 제공할 수 있는 부분을 강조합니다. 그러나 초기에 집중할 비즈니스 주기를 선택하기 전에 고려해야 할 다른 요소도 있습니다.

이러한 고려 사항에는 다음이 포함됩니다:

• 조직 내 어느 부서가 EDI에 가장 잘 준비되어 있나요?
• EDI를 구현하는 데 가장 비용이 적게 드는 주기는 언제인가요?
• 어느 것이 가장 큰 비용 절감/수익성 증가를 가져올까요?

이러한 질문에 대한 답은 다른 유형의 분석이 필요합니다. 많은 기업이 두 가지 효과적인 도구를 사용합니다:

• 비용 편익 분석(CBA)
  이 분석은 EDI 배포에 가장 적합한 기업 애플리케이션을 파악하고 EDI로의 전환 우선순위를 설정합니다. 여기에는 각 기능 영역의 현재 시스템에 대한 설명과 EDI를 통해 개선할 수 있는 방법에 대한 설명이 포함됩니다. 각 유형의 비즈니스 문서의 발급 및 수신은 인적 및 기계 절차 시스템을 기반으로 하며, EDI 효율성을 위해 이 모든 것을 문서화하고 분석해야 합니다. 최상의 결과를 얻으려면 단순히 자동화하는 것이 아니라 비즈니스 주기를 개선하는 것이 목표가 되어야 합니다.
• EDI 설문조사
  조직의 고객 및 공급업체를 대상으로 하는 EDI 설문조사는 광범위한 비즈니스 파트너 네트워크 또는 소규모의 고부가가치 비즈니스 파트너 그룹에서 생성되는 모든 EDI 시스템을 지원할 수 있는지 확인하기 위한 것입니다. 조사에는 사용 가능한 기본 기술 및 기술 수준이 포함되어야 합니다. 현재 시스템에 필요한 데이터 유형, 비즈니스 파트너가 요구하는 데이터 유형 및 EDI 표준에서 요구하는 데이터를 고려해야 합니다.

대규모 조직에서 EDI 프로그램의 파일럿 단계에 도달하는 데는 막대한 비용이 들 수 있으므로 프로그램의 비용을 정당화할 수 있는 능력이 필수적입니다. 그러나 이는 반드시 EDI 설문조사 결과와 결합되어야 합니다. 이러한 방식으로 다음을 포함하는 최종 보고서를 작성할 수 있습니다:

• 프로젝트의 범위
• 기존 시스템의 강점과 약점에 대한 설명
• 권장 시스템 대안 및 회사 강화를 위한 기능
• 필수 데이터 통합 및 문서 사용자 지정
• 고려되었지만 선택되지 않은 대안에 대한 참조
• 권장 및 거부된 접근 방식에 대한 재무 데이터
• 시스템 개발 시기 및 필요한 자금
• 시스템 개발 및 구현에 필요한 인력 목록
• 구현 일정

4단계: 비즈니스 중심의 EDI 솔루션 개발

분석 단계의 결과는 조직에 EDI 시스템에 대한 포괄적인 사양을 개발할 수 있는 지식을 제공합니다.

여기에는 다음이 포함됩니다:

• 예상되는 EDI 트래픽의 양과 이를 지원하는 데 필요한 IT 인프라
• EDI 데이터를 지원하는 내부 네트워크 인프라의 용량
• 비즈니스 파트너와의 트래픽을 관리하는 데 필요한 네트워크 연결
• 내부 시스템이 비즈니스 파트너가 요구하는 데이터와 EDI 표준을 준수하도록 하는 데 필요한 프로그래밍
• 내부 시스템과 EDI 시스템을 통합하는 데 필요한 사용자 지정의 양

이 정보를 바탕으로 EDI 시스템을 설계할 수 있습니다. EDI 시스템에는 특히 중요한 두 가지 요소가 있는데, 바로 EDI 번역기와 커뮤니케이션 모델입니다.

EDI 번역기

일반적으로 EDI 소프트웨어 회사 또는 EDI 네트워크 제공업체로부터 라이선스를 받은 패키지인 EDI 번역기의 역할은 발신자로부터 받은 EDI 정보를 해석하여 수신자가 수용할 수 있는 형식으로 번역하는 것입니다. EDI 번역기는 기본 기능 외에도 EDI 봉투 처리, 문서 관리, 감사 추적, 규정 준수 확인 및 기능 승인 등 여러 하위 시스템을 갖추고 있는 경우가 많습니다.

커뮤니케이션 모델

결정해야 할 사항 중 하나는 모든 파트너와 연결하기 위해 필요한 커뮤니케이션 유형입니다. 네 가지 기본 접근 방식이 있습니다:

1. 각각에 직접 연결 - 소수의 비즈니스 파트너와 연결할 때 적합합니다. 조직에서 모든 매핑, 번역, 기술 지원 및 보고를 책임집니다. 모든 사람이 단일 연결 프로토콜(예: FTP over VPN, Rosetta Net, Odette FTP, AS2, 단일 문서 형식)에 동의하고 커뮤니티 규모가 상대적으로 작다면 이 접근 방식이 효과적입니다. 초창기에는 이러한 방식으로 EDI를 처리했습니다. 하지만 커뮤니티 규모가 커지면 이 방식은 매우 복잡하고 리소스 집약적인 접근 방식이 됩니다.
2. EDI 네트워크 제공업체 사용 - EDI 네트워크 제공업체는 '문서 사서함' 서비스를 통해 전자 문서 교환을 용이하게 합니다. 발신자는 EDI 네트워크에 연결하여 수신자의 사서함으로 EDI 트랜잭션을 보냅니다. 그러면 수신자는 네트워크에 연결하여 사서함에서 문서를 받습니다. 이 접근 방식은 모든 커뮤니티 구성원이 모든 커뮤니케이션 문제를 지원하는 데 리소스 집약적인 책임을 덜고, 데이터 보안과 부인 방지를 보장하며, 감사 정보, 보고, 백업 및 복구를 제공합니다. 이 접근 방식은 직접 모델의 많은 복잡성을 피할 수 있습니다. 인터넷과 대규모 거래 네트워크가 상업적으로 사용되기 전에는 EDI 커뮤니티의 100%에 EDI 네트워크/VAN 모델을 사용하는 것이 매우 인기가 있었습니다. 여전히 매우 인기 있는 옵션이지만, 매우 큰 커뮤니티의 경우 비즈니스 파트너의 100%가 EDI 네트워크에 있는 경우는 훨씬 드뭅니다.
3. 거래량이 많은 비즈니스 파트너에게는 다이렉트 커넥트를 사용하고 나머지 파트너에게는 EDI 네트워크를 사용 - 이 방식을 사용하면 거래량이 많은 비즈니스 파트너와 거래할 때 EDI 네트워크에서 부과하는 거래 수수료를 절약하는 동시에 거래량이 적은 다수의 파트너를 지원하기 위해 EDI 네트워크에 의존할 수 있습니다.
4. 귀사를 대신하여 전체 커뮤니티에 연결해주는 매니지드 서비스 제공업체에 EDI 프로그램을 아웃소싱 - 매니지드 서비스 제공업체는 ERP 시스템(SAP, Oracle 등)에서 직접 비즈니스 문서를 수신하고 모든 매핑, 번역, 기술 지원, 데이터 센터 운영 및 보고에 대한 책임을 맡습니다. 비즈니스 파트너에게 문서를 전달할 준비가 되면 서비스 제공업체는 개별 비즈니스 파트너의 요구사항에 따라 파트너에게 직접 전달하거나 우편함 서비스를 통해 전달합니다.

5단계: 올바른 EDI 네트워크 공급자(VAN)를 선택합니다.

EDI 네트워크 제공업체를 선택할 때는 제공업체의 기술적 역량보다 비즈니스 요구 사항에 초점을 맞춰야 합니다. 고려해야 할 중요한 문제가 많이 있습니다.

EDI 네트워크 제공업체가 무엇을 하길 원하나요?

기본 EDI 서비스가 필요하신가요, 아니면 다양한 부가 가치 서비스를 찾고 계신가요? 제공업체가 귀하와 귀하의 파트너에게 교육 및 지원을 제공해야 하나요? 새로운 비즈니스 파트너를 신속하게 온보딩하는 데 도움이 필요하신가요? 잘못된 데이터가 포함된 문서가 시스템에 도달하기 전에 자동으로 거부하는 기능이 필요하신가요? 서비스 제공업체가 현업 담당자가 필요에 따라 데이터와 보고서를 독립적으로 확보하고 공급망의 모든 단계에서 비즈니스 거래 현황을 확인할 수 있도록 지원할 수 있나요? 종종 이러한 부가 가치 서비스의 가용성이 비용보다 더 중요한 결정 요인으로 작용하는 경우가 많습니다.

제공업체의 도달 범위는 어떻게 되나요?

이미 특정 밴사를 사용하는 비즈니스 파트너가 몇 명이나 되나요? 제공업체가 귀사의 산업 부문 내에서 강력한 설치 기반을 보유하고 있나요? 공급업체가 문서 교환뿐만 아니라 현지 고객 지원도 제공할 수 있는 글로벌 입지를 확보하고 있나요?

공급자의 가격 구조는 어떻게 되나요?

대부분의 EDI 서비스는 문서 내 킬로 문자(KC)의 양에 따라 요금을 부과하지만 적시 배송 여부와 교환되는 거래량 등 다른 요소도 중요합니다. 대부분의 VAN은 종량제, 월별 또는 연간 구독 등 유연한 가격 구조를 제공합니다.

업계에서 공급자의 영향력은 어느 정도인가요?

공급업체가 해당 분야의 주요 산업 협회에 적극적으로 참여하고 있나요? 전 세계 EDI 표준 기구에서 적극적인 역할을 하고 있나요?

EDI 네트워크 제공업체가 내일 도착할 예정인가요?

서비스 제공업체가 검증된 실적을 보유하고 있으며 가까운 미래에 계속 존재할 가능성이 있나요? 전 세계에 진출하고, 가장 포괄적인 서비스를 제공하며, 전 세계 위치에 관계없이 지원을 제공할 수 있는 능력을 갖춘 조직이 살아남을 것입니다. 귀사의 VAN은 이 모든 것을 제공하나요?

6단계: EDI를 비즈니스와 통합하기

대부분의 EDI 시스템에서 가장 큰 개발 과제는 EDI 시스템을 기존 기업 애플리케이션과 통합하는 것입니다. 비즈니스 파트너와 EDI 표준에서 요구하는 데이터를 기존 시스템에 포함된 데이터에 '매핑'해야 합니다.

EDI 솔루션을 지원하는 데 필요한 하드웨어 및/또는 소프트웨어를 구매한 후에는 숙련된 EDI 프로그래밍 담당자가 요구 사항을 현실로 전환해야 합니다. 이 직원은 EDI 표준, 사내 시스템 및 통신 프로토콜에 대한 충분한 지식이 있어야 합니다. 수행해야 하는 기본 작업은 다음과 같습니다: (1) 사내(ERP) 비즈니스 시스템과 EDI 통합, 즉 데이터 추출 및 로드, (2) 추출된 데이터를 EDI 거래의 적절한 세그먼트 및 데이터 요소에 매핑(연관)하고 봉투 및 기타 필요한 데이터를 제공하여 EDI 문서 생성, (3) 문서 송수신을 위한 통신 소프트웨어 설치 및 구성. 이러한 각 프로세스는 매우 복잡할 수 있으며, 특히 고객과 같은 비즈니스 파트너가 많고 각각 고유한 요구 사항이 있는 경우 더욱 그렇습니다. 그렇기 때문에 기술적으로 숙련된 우수한 직원이 필요합니다.

시스템을 실제로 코딩하기 전에 시스템 프로토타입을 개발하는 프로토타이핑 방법론과 컴퓨터 지원 소프트웨어 엔지니어링(CASE) 도구는 시스템 개발을 간소화하는 데 도움이 됩니다. 통합은 일반적으로 세 가지 주요 활동으로 구성됩니다:

• 매핑의 데이터 분석 부분
• EDI 소프트웨어를 통한 매핑
• 사용자 지정 인터페이스 프로그램 또는 사용자 종료 프로그램 개발

소프트웨어 패키지 또는 VAN 서비스를 선택할 때는 선택한 솔루션에서 이미 매핑 요소가 얼마나 많이 처리되었는지 확인하세요. 이는 EDI 시스템이 백오피스 시스템과 얼마나 쉽게 통합되는지에 영향을 미칠 뿐만 아니라 통합 프로세스를 가속화하고 맞춤형 개발 비용을 절감할 수 있습니다.

EDI를 비즈니스와 통합하면 비즈니스 프로세스를 재설계하고 더 많은 이점을 얻을 수 있는 기회를 포착할 수 있는 경우가 많습니다.

7단계: 비즈니스 전반의 데이터 통합

비즈니스 전반에 걸쳐 데이터를 통합하기 전에 많은 양의 데이터 분석을 수행해야 합니다. 이 프로세스는 해당 데이터의 최종 목적지에서 시작하는 것이 현명합니다. 예를 들어, 구매 주문에 EDI를 사용하려는 경우 가장 먼저 해야 할 일은 주문 처리 시스템의 데이터 요구 사항을 이해하는 것입니다.

영향을 받는 각 비즈니스 시스템을 분석하는 중요한 이유는 데이터 공유 기능을 보장하기 위해서입니다. 때로는 서로 다른 비즈니스 시스템에 동일한 데이터가 포함되어 있지만 형식이 다른 경우와 같이 장애물을 극복해야 하는 경우도 있습니다.

데이터는 보통 기본 키와 보조 키로 나뉩니다. 기본 키는 매우 중요하지만 일반적인 정보(예: 고객 PO, 송장 번호, 선하증권 번호)로, IT 부서에서 이러한 키를 존중하는 방법을 배웠기 때문에 EDI 팀의 주의가 덜 필요한 경우가 많습니다. 보조 키는 부서 번호, 운송업체 코드 또는 제품 코드와 같이 개별 비즈니스 파트너나 그룹에 더 구체적인 정보입니다.

제약 분야의 표준 산업 코드(SIC) 또는 마약 단속국(DEA) 번호와 같은 업계 전반의 코드는 광범위한 조직에서 이러한 키의 사용을 표준화하고 업계 전반의 모범 사례로 채택되는 경우가 많기 때문에 EDI 사용을 크게 촉진합니다.

시스템 전체에 필요한 데이터의 구조를 이해하면 EDI 팀은 데이터 매핑을 시작할 수 있습니다.

8단계: 데이터 매핑 수행

데이터 분석이 완료되고 데이터 구조가 이해되면 EDI 번역 소프트웨어에 대한 '맵'이 정의됩니다. 대부분의 EDI 소프트웨어 패키지 또는 VAN 서비스의 경우 EDI 코디네이터가 맵을 정의할 수 있습니다.

맵은 EDI 트랜잭션의 데이터가 내부 시스템의 데이터와 어떻게 연관되는지를 정의합니다. EDI 소프트웨어는 보통 표 형식으로 맵을 저장합니다. 트랜잭션이 시스템에 입력되면 EDI 번역기는 맵을 사용하여 들어오는 각 필드의 위치와 데이터의 서식을 다시 지정해야 하는지 여부를 결정합니다.

매핑의 주요 목표는 가능한 한 사용자 지정 인터페이스, 특히 개별 비즈니스 파트너별 사용자 지정 편집의 필요성을 피하는 것입니다. 데이터 형식이 표준화될수록 시스템 성능이 향상되고 특정 프로그래밍의 필요성이 줄어듭니다.

9단계: 파일럿 프로젝트 설정하기

조직이 최선을 다해 EDI 시스템을 개발하고 테스트한 후에는 선택한 비즈니스 파트너와 함께 파일럿 모드에서 추가 시스템 테스트를 수행합니다. EDI 파일럿은 매우 중요합니다. 이를 통해 조직은 자체 시스템을 개선하고 달성할 수 있는 이점을 보여주며 비즈니스 파트너와 통합할 수 있는지 확인할 수 있습니다.

조직은 소수의 비즈니스 파트너와 함께 파일럿 프로젝트를 설정해야 합니다. EDI 경험이 가장 많은 조직이 최고의 파일럿 파트너가 될 수 있습니다. 파일럿 프로젝트가 성공하려면 단순 구매 주문과 같은 하나의 주요 EDI 애플리케이션에 집중해야 합니다.

먼저 파일럿 파트너에게 문서를 전송하여 문서가 정확하게 처리될 수 있는지 확인합니다. 그런 다음 파일럿 파트너는 테스트를 위해 데이터를 반환합니다. 이러한 각 테스트가 성공적으로 완료되면 각 파일럿 파트너는 실제 주문을 전송하기 시작하여 시스템의 일상 업무 처리 능력을 테스트합니다.

그러나 두 비즈니스 파트너가 모두 EDI 시스템이 잘 작동하고 있다고 완전히 만족할 때까지 종이 거래가 사라지지는 않습니다.

그런 다음 파일럿 프로젝트 결과를 내부 관점에서 분석하여 다음 질문에 답해야 합니다:

• EDI 시스템이 적절한 통제력을 유지할 수 있나요?
• 시스템이 원래 EDI 연구에서 예상한 이점을 제공하는 것으로 보이나요?
• 시스템이 예상되는 EDI 트래픽을 처리할 수 있나요?
• 내부 사용자가 결과에 만족하나요?

10단계: 비즈니스 파트너에게 EDI 배포

비즈니스 파트너와 함께 프로그램을 시작하는 경우(예: 모든 공급업체가 EDI를 통해 구매 주문을 받고 EDI 송장을 반환하도록 하려는 경우) 공급업체 커뮤니티에 EDI 롤아웃 프로그램을 개발, 관리 및 유지할 수 있는 숙련된 리소스를 보유해야 합니다.

여기에는 다음이 포함됩니다:

• 각 공급업체의 EDI 준비 수준을 파악하기 위해 커뮤니티 설문조사 실시
• 프로그램 목표를 전달하고 필요한 교육을 제공하기 위한 커뮤니티 커뮤니케이션 계획을 개발하고 구현합니다.
• 백엔드 시스템과 EDI를 통합할 준비가 되지 않은 공급업체를 위해 웹 기반 양식 또는 Excel 기반 옵션과 같은 다양한 EDI 옵션을 제공합니다.
• 시작 프로세스를 통해 각 공급업체 지원

비즈니스 파트너에게 EDI를 배포한 후에도 프로그램을 지속적으로 관리하고 유지해야 합니다. EDI 프로그램을 관리할 수 있는 숙련된 인력에 투자하세요:

• 커뮤니케이션 모니터링 및 문제 해결을 통해 문서가 계속 흐르도록 보장합니다.
• 문제 발생 시 파트너의 문의에 연중무휴로 응답하기
• 비즈니스 파트너 활동 및 시스템 사용량 보고
• 귀하 또는 귀하의 파트너가 새 문서를 추가하거나 현재 문서를 변경하거나 커뮤니케이션 프로세스를 업그레이드할 때 번역 맵 및/또는 커뮤니케이션 프로토콜을 업데이트합니다.