종이 기반 대 EDI 거래 프로세스
일반적인 비즈니스 프로세스는 구매 주문서와 송장을 교환하는 것입니다. 이제 종이와 EDI를 사용하여 이 작업을 수행하는 방법을 비교해 보겠습니다.
종이 기반 방식에서는 일반적으로 다음과 같은 프로세스가 진행됩니다:
- 재고 시스템이 구매자에게 자동으로 주문하도록 알림을 보내거나, 재고 시스템을 쿼리한 후 구매자가 주문을 생성해야 한다고 판단합니다.
- 구매자가 구매 시스템 화면에 데이터를 입력하여 PO를 생성하고 인쇄하여 우편으로 발송합니다.
- 며칠 후 공급업체는 PO를 받아 판매 주문 시스템에 수동으로 입력합니다.
- 공급업체가 인보이스를 인쇄하여 배송물과 함께 동봉하거나 우편으로 별도로 발송합니다.
- 구매자가 미지급금 시스템에 인보이스를 수동으로 입력합니다.
종이 문서를 교환하면 프로세스에 일주일이 더 걸릴 수 있습니다. 수동 데이터 입력으로 인한 오류가 발생하면 시간이 크게 늘어날 수 있습니다.
이제 이를 EDI 프로세스와 비교해 보세요:
- EDI 소프트웨어를 사용하는 구매자의 조달 시스템은 재고가 임계 수준에 도달하면 자동으로 EDI 형식의 PO를 생성하여 전송합니다.
- 공급업체의 판매 주문 시스템은 EDI 소프트웨어를 활용하여 몇 분 내에 EDI PO를 수신하고 배송 부서에 상품 배송을 통보한 후 EDI 송장을 생성하여 구매자의 매입채무 시스템으로 직접 전송합니다.
EDI 프로세스는 몇 시간 내에 완료할 수 있습니다.