Um processo estruturado de 10 etapas para uma implementação bem-sucedida de EDI

Etapa 1: Desenvolver a estrutura organizacional

O EDI é um investimento significativo e o desenvolvimento da estrutura organizacional correta desde o início pagará dividendos à medida que o programa evoluir.

Os principais elementos da estrutura incluem:

• O coordenador de EDI: Um profissional de TI com profunda experiência no fornecimento de EDI. O coordenador pode vir de dentro da empresa ou ser contratado externamente, dependendo da experiência em EDI que a organização já possui
• O Comitê de Direção: Liderado pelo coordenador de EDI, o comitê normalmente é composto por chefes de departamento das unidades de negócios afetadas, o chefe de TI e representantes legais
• Patrocinador da gerência sênior: Como em qualquer programa importante de TI, é necessário que haja um compromisso da gerência sênior para que a implementação do EDI seja bem-sucedida
• Equipe dedicada de EDI: A equipe de EDI será responsável pela implementação real do sistema.

O coordenador de EDI, como parte importante de sua função, deve manter-se em comunicação com todos os setores da empresa que serão afetados pelo programa de EDI para garantir seu apoio e adesão. Essa comunicação contínua é vital para educar todas as organizações sobre como o programa de EDI as beneficiará e como isso afetará seus processos.

Etapa 2: Realizar uma análise estratégica

Essa análise identifica os aplicativos corporativos mais prováveis para a implementação de EDI e define as prioridades para a conversão para EDI. Para isso, os fatores a serem considerados incluem o número de fornecedores, clientes ou outros parceiros comerciais e o volume e o tipo de transações a serem trocadas. Inclui uma descrição dos sistemas atuais em cada área funcional e uma explicação de como a EDI os aprimorará.

A emissão e o recebimento de cada tipo de documento comercial se baseiam em um sistema de procedimentos humanos e mecânicos, que devem ser documentados e analisados para obter a eficiência do EDI. Para obter os melhores resultados, a meta deve ser melhorar o ciclo comercial em vez de simplesmente automatizá-lo.

Pode EDI:

• Eliminar etapas redundantes do ciclo de negócios?
• Eliminar a entrada de dados redundantes?
• Reduzir o esforço manual?
• Reduzir o tamanho do estoque?
• Melhorar o atendimento ao cliente acelerando a entrega de mercadorias?
• Melhorar o relacionamento com os parceiros de negócios?
• Facilitar estratégias de negócios maiores, como a fabricação Just-in-Time?

A resposta completa a essas perguntas destacará os ciclos de negócios que provavelmente se beneficiarão mais com a implementação da EDI.

Etapa 3: Conduzir uma análise aprofundada

A análise estratégica destaca onde a EDI pode trazer mais benefícios em sua organização. Entretanto, há outros elementos a serem considerados antes de selecionar em qual ciclo de negócios se concentrará inicialmente.

Essas considerações incluem:

• Qual parte da organização está mais preparada para o EDI?
• Qual ciclo terá o menor custo para implementar o EDI?
• Qual deles proporcionará a maior economia/aumento de lucratividade?

As respostas a essas perguntas exigem um tipo diferente de análise. Muitas empresas usam duas ferramentas eficazes:

• Análise de custo-benefício (CBA)
  Essa análise identifica ainda mais os aplicativos corporativos mais prováveis para a implantação da EDI e estabelece prioridades para a conversão para a EDI. Ela inclui uma descrição dos sistemas atuais em cada área funcional e uma explicação de como a EDI os aprimorará. A emissão e o recebimento de cada tipo de documento comercial se baseiam em um sistema de procedimentos humanos e mecânicos, que devem ser documentados e analisados para obter a eficiência da EDI. Para obter os melhores resultados, a meta deve ser aprimorar o ciclo comercial em vez de simplesmente automatizá-lo.
• A pesquisa de EDI
  A pesquisa de EDI dos clientes e fornecedores de uma organização serve para garantir que qualquer sistema de EDI criado possa ser suportado por uma ampla rede de parceiros de negócios ou por um pequeno grupo de parceiros de negócios de alto volume e alto valor. A pesquisa deve incluir as tecnologias subjacentes e os níveis de habilidade disponíveis. Ela deve levar em conta o tipo de dados que os sistemas atuais exigem, o tipo de dados exigidos pelos parceiros de negócios e os dados exigidos pelos padrões de EDI.

Como chegar ao estágio piloto de um programa de EDI para uma grande organização pode ser extremamente caro, a capacidade de justificar o custo do programa é essencial. No entanto, ela deve ser combinada com os resultados da pesquisa de EDI. Dessa forma, um relatório final pode ser produzido com cobertura:

• O escopo do projeto
• Descrição dos pontos fortes e fracos dos sistemas existentes
• Alternativa de sistema recomendada e sua capacidade de fortalecer a empresa
• Integração de dados necessária e personalização de documentos
• Referência a alternativas consideradas, mas não selecionadas
• Dados financeiros sobre abordagens recomendadas e rejeitadas
• Prazo de desenvolvimento do sistema e fundos necessários
• Lista de pessoal necessário para desenvolver e implementar o sistema
• Cronograma de implementação

Etapa 4: Desenvolver uma solução de EDI voltada para os negócios

Os resultados da etapa de análise fornecem à organização o conhecimento necessário para desenvolver uma especificação abrangente para o sistema EDI.

Isso inclui:

• O volume de tráfego de EDI esperado e a infraestrutura de TI necessária para dar suporte a ele
• A capacidade da infraestrutura de rede interna para suportar dados EDI
• As conexões de rede necessárias para gerenciar o tráfego com parceiros de negócios
• A programação necessária para garantir que os sistemas internos estejam em conformidade com os dados exigidos pelos parceiros de negócios e com os padrões EDI
• A quantidade de personalização necessária para integrar sistemas internos e EDI

Com essas informações, um sistema EDI pode ser projetado. Há dois elementos particularmente importantes em um sistema EDI: o tradutor de EDI e o modelo de comunicação.

O tradutor de EDI

Normalmente, um pacote licenciado de uma empresa de software de EDI ou de um provedor de rede de EDI, a função do EDI Translator é interpretar as informações de EDI que recebe do remetente e traduzi-las em um formato que o receptor possa acomodar. Além de sua função principal, um tradutor de EDI geralmente tem vários subsistemas, incluindo o manuseio dos envelopes de EDI, o gerenciamento de documentos, as trilhas de auditoria, a verificação de conformidade e as confirmações funcionais.

O modelo de comunicação

Uma das decisões que você precisa tomar é o tipo de comunicação que precisará para se conectar a todos os seus parceiros. Há quatro abordagens básicas:

1. Conecte-se diretamente a cada um deles - isso funciona bem para conectar-se a um pequeno número de parceiros de negócios. Sua organização é responsável por todo o mapeamento, tradução, suporte técnico e relatórios. Desde que todos concordem com um único protocolo de conectividade, por exemplo, FTP sobre VPN, Rosetta Net, Odette FTP, AS2, um único formato de documento e o tamanho da comunidade permaneça relativamente pequeno, essa abordagem funciona bem. Foi assim que o EDI foi tratado nos primeiros dias. Entretanto, à medida que o tamanho de sua comunidade aumenta, essa abordagem se torna muito complexa e exige muitos recursos.
2. Use um provedor da Rede EDI - O provedor da Rede EDI facilita a troca de documentos eletrônicos por meio de seu serviço de "caixa postal de documentos". O remetente se conecta à rede EDI e envia suas transações EDI para a caixa de correio do destinatário. Em seguida, o destinatário se conecta à rede para receber documentos em sua caixa de correio. Essa abordagem alivia todos os membros da comunidade das responsabilidades de suporte a todos os problemas de comunicação, que consomem muitos recursos, garante a segurança dos dados e o não repúdio, além de fornecer informações de auditoria, relatórios, backup e recuperação. Essa abordagem evita muitas das complexidades do modelo direto. O uso do modelo EDI Network/VAN para 100% de uma comunidade EDI era extremamente popular antes do surgimento do uso comercial da Internet e de grandes redes comerciais. Ele continua sendo uma opção muito popular, mas para comunidades muito grandes é muito menos comum ter 100% dos parceiros de negócios na rede EDI.
3. Use o Direct Connects para seus parceiros comerciais de alto volume e use a rede EDI para o restante - Essa abordagem economiza as taxas de transação cobradas pelas redes EDI ao negociar com os parceiros comerciais de alto volume, ao mesmo tempo em que conta com a rede EDI para dar suporte ao grande número de parceiros de baixo volume de transações.
4. Terceirizar o programa EDI para um provedor de serviços gerenciados que se conecta a toda a comunidade em seu nome - O provedor de serviços gerenciados recebe os documentos comerciais diretamente do sistema ERP (SAP, Oracle etc.) e assume a responsabilidade por todo o mapeamento, tradução, suporte técnico, operações do data center e relatórios. Quando os documentos estiverem prontos para serem entregues aos seus parceiros de negócios, o provedor de serviços os entrega diretamente aos parceiros ou por meio do serviço de caixa postal, dependendo dos requisitos individuais do parceiro de negócios.

Etapa 5: Selecione o provedor de rede EDI correto (VAN)

A escolha de um provedor de rede EDI deve se concentrar mais nas suas necessidades comerciais do que nos recursos técnicos do provedor. Há muitas questões importantes a serem consideradas.

O que você deseja que o provedor de rede EDI faça?

Você precisa de um serviço básico de EDI ou está interessado em explorar uma gama de serviços de valor agregado? Você precisa que o provedor ofereça treinamento e suporte para você e seus parceiros? Seu provedor pode ajudá-lo a integrar rapidamente novos parceiros de negócios? Você precisa da rejeição automática de documentos com dados incorretos antes que eles cheguem ao seu sistema? Seu provedor de serviços pode permitir que seu pessoal de linha de negócios obtenha dados e relatórios sob demanda de forma independente e visualize o status de suas transações comerciais em todos os estágios da cadeia de suprimentos? Muitas vezes, a disponibilidade desses serviços de valor agregado é um fator mais importante em sua decisão do que apenas o custo.

Qual é o alcance do provedor?

Quantos de seus parceiros comerciais já usam uma determinada VAN? O provedor tem uma base instalada sólida em seu setor industrial? O provedor tem uma presença global, não apenas para a troca de documentos, mas também para fornecer suporte local ao cliente?

Qual é a estrutura de preços do provedor?

A maioria dos serviços de EDI cobra pela quantidade de quilocaracteres (KCs) em um documento, mas outros fatores serão importantes, como a importância de uma entrega pontual e o volume de transações que estão sendo trocadas. A maioria das VANs oferece estruturas de preços flexíveis, incluindo pagamento conforme o uso e assinaturas mensais ou anuais.

Qual é a influência do provedor em seu setor?

O provedor está ativamente envolvido com as principais associações industriais do seu setor? Ele tem uma função ativa nos órgãos mundiais de padrões de EDI?

O provedor de rede EDI ainda existirá amanhã?

O provedor tem um histórico comprovado e é provável que permaneça no mercado em um futuro próximo? As organizações com alcance global, a mais abrangente gama de serviços e a capacidade de fornecer suporte independentemente da localização mundial sobreviverão. A sua VAN lhe oferece tudo isso?

Etapa 6: Integrar a EDI aos negócios

Para a maioria dos sistemas EDI, a maior tarefa de desenvolvimento é a integração dos sistemas EDI com os aplicativos corporativos existentes. Os dados exigidos pelos parceiros comerciais e pelos padrões de EDI devem ser "mapeados" nos dados contidos nos sistemas existentes.

Depois de adquirir o hardware e/ou o software necessários para dar suporte à sua solução de EDI, uma equipe de programação de EDI qualificada deve converter os requisitos em realidade. A equipe deve ter pleno conhecimento dos padrões de EDI, dos sistemas internos e dos protocolos de comunicação. As tarefas básicas que precisam ser executadas incluem: (1) integrar a EDI aos seus sistemas de negócios internos (ERP), ou seja, extrair e carregar dados; (2) criar os documentos EDI mapeando (correlacionando) os dados extraídos aos segmentos e elementos de dados adequados das transações EDI, além de fornecer o envelopamento e outros dados necessários; e (3) instalar e configurar o software de comunicação para enviar e receber documentos. Cada um desses processos pode ser muito complexo, principalmente quando você tem muitos parceiros de negócios, como clientes, cada um com seus próprios requisitos. É por isso que é necessária uma equipe boa e tecnicamente qualificada.

As metodologias de prototipagem, em que os protótipos do sistema são desenvolvidos antes que os sistemas sejam de fato codificados, e as ferramentas CASE (Computer Aided Software Engineering) ajudam a agilizar o desenvolvimento do sistema. A integração geralmente consiste em três atividades principais:

• A parte de análise de dados do mapeamento
• Mapeamento por meio do software EDI
• Desenvolvimento de quaisquer programas de interface personalizados ou saídas de usuário

Ao selecionar um pacote de software ou um serviço de VAN, verifique quanto dos elementos de mapeamento já foi abordado na solução escolhida. Isso não só afetará a facilidade com que o sistema EDI se integrará aos sistemas de back-office, como também acelerará o processo de integração e reduzirá o custo do desenvolvimento personalizado.

A integração do EDI com a empresa geralmente destaca oportunidades de reengenharia do processo comercial e de obtenção de mais benefícios.

Etapa 7: Integrar dados em toda a empresa

Antes de integrar os dados em toda a empresa, você terá que realizar uma boa quantidade de análise de dados. É aconselhável iniciar esse processo no destino final desses dados. Por exemplo, se você deseja usar EDI para seus pedidos de compra, a primeira coisa a fazer é entender os requisitos de dados do sistema de processamento de pedidos.

Um motivo importante para analisar cada sistema empresarial afetado é garantir sua capacidade de compartilhar dados. Às vezes, é necessário superar obstáculos, como o fato de que sistemas comerciais diferentes podem conter os mesmos dados, mas em formatos diferentes.

Os dados geralmente são divididos em chaves primárias e secundárias. Uma chave primária é uma informação muito importante, mas comum - por exemplo, pedido de compra do cliente, número da fatura, número do conhecimento de embarque - e geralmente requer menos atenção da equipe de EDI, pois os departamentos de TI aprenderam a honrar essas chaves. As chaves secundárias são informações que provavelmente são mais específicas de um parceiro ou grupo de negócios individual, como número de departamento, código da transportadora ou código do produto.

Os códigos de todo o setor, como o Standard Industry Code (SIC) ou o número da Drug Enforcement Agency (DEA) em produtos farmacêuticos, facilitam muito o uso do EDI, pois padronizam o uso dessas chaves em uma ampla gama de organizações e, muitas vezes, são adotados como prática recomendada em um setor.

Uma vez compreendida a estrutura dos dados necessários em todo o sistema, a equipe de EDI pode iniciar o mapeamento dos dados.

Etapa 8: Realizar o mapeamento de dados

Quando a análise de dados estiver concluída e as estruturas de dados forem compreendidas, o "mapa" será definido para o software de tradução de EDI. Na maioria dos pacotes de software de EDI ou serviços de VAN, o coordenador de EDI poderá definir o mapa.

O mapa define como os dados da transação de EDI se relacionam com os dados do sistema interno. O software de EDI armazena o mapa, geralmente em forma de tabela. Quando uma transação entra no sistema, o tradutor de EDI usa o mapa para determinar o local de cada campo de entrada e se os dados precisam ser reformatados.

O principal objetivo do mapeamento é evitar ao máximo a necessidade de interfaces personalizadas, especialmente edições personalizadas por parceiro de negócios individual. Quanto mais padronizados forem os formatos de dados, melhor será o desempenho do sistema e menor será a necessidade de programação específica.

Etapa 9: Estabelecer um projeto piloto

Depois que a organização tiver desenvolvido e testado seu sistema de EDI da melhor forma possível, outros testes do sistema serão realizados em modo piloto com parceiros comerciais selecionados. O piloto de EDI é fundamental. Ele permite que a organização refine seu próprio sistema, mostre os benefícios que podem ser obtidos e garanta a integração com os parceiros de negócios.

As organizações devem estabelecer um projeto piloto com um pequeno número de parceiros comerciais. As organizações com mais experiência em EDI são as melhores parceiras para o projeto piloto. Para ser bem-sucedido, o piloto deve se concentrar em um aplicativo EDI principal, como pedidos de compra simples.

Comece transmitindo documentos para os parceiros piloto, que confirmarão se os documentos podem ser processados com precisão. Em seguida, os parceiros-piloto retornam os dados para teste. À medida que cada um desses testes é concluído com êxito, cada parceiro piloto começa a enviar pedidos reais, o que testa a capacidade do sistema de lidar com o processamento diário dos negócios.

No entanto, as transações em papel não são eliminadas até que ambos os parceiros comerciais estejam completamente satisfeitos com o bom desempenho do sistema EDI.

Os resultados do projeto-piloto devem então ser analisados de uma perspectiva interna para responder às seguintes perguntas:

• O sistema EDI pode manter o controle adequado?
• O sistema parece oferecer os benefícios projetados no estudo original sobre EDI?
• O sistema lidará com o tráfego de EDI previsto?
• Os usuários internos estão satisfeitos com o resultado?

Etapa 10: Implantar o EDI para os parceiros de negócios

Se você for o iniciador do programa com seus parceiros de negócios - por exemplo, se quiser que todos os seus fornecedores recebam seus pedidos de compra via EDI e retornem faturas EDI -, deverá ter os recursos qualificados para desenvolver, gerenciar e manter um programa de implementação de EDI para sua comunidade de fornecedores.

Isso inclui:

• fazer uma pesquisa com sua comunidade para entender o nível de preparação de cada fornecedor para EDI
• desenvolver e implementar um plano de comunicação com a comunidade para transmitir as metas de seu programa e fornecer a educação necessária
• oferecer várias opções de EDI, como formulários baseados na Web ou opções baseadas em Excel para os fornecedores que não estão prontos para integrar a EDI a seus sistemas back-end
• apoiar cada fornecedor durante o processo de inicialização

Mesmo depois de implementar a EDI para seus parceiros de negócios, você precisa gerenciar e manter seu programa continuamente. Invista em recursos humanos qualificados para gerenciar seu programa de EDI, incluindo:

• monitoramento e solução de problemasde comunicação para garantir que os documentos continuem a fluir
• responder a consultas de parceiros 24 horas por dia, 7 dias por semana, à medida que surgem problemas
• relatórios sobre a atividade do parceiro de negócios e o uso do sistema
• fazer atualizações nos mapas de tradução e/ou protocolos de comunicação à medida que você ou seus parceiros adicionam novos documentos, fazem alterações nos documentos atuais ou atualizam seus processos de comunicação