O que compõe um documento EDI?
Um documento EDI é composto de elementos de dados, segmentos e envelopes formatados de acordo com as regras de um padrão EDI específico.
Ao criar um documento EDI, como um pedido de compra, você deve seguir as regras rígidas de formatação do padrão que está usando. Essas regras definem exatamente onde e como cada informação do documento será encontrada. Dessa forma, quando o tradutor de EDI no computador receptor ler um pedido de compra EDI recebido, ele saberá imediatamente onde encontrar o nome da empresa do comprador, o número do pedido de compra, os itens que estão sendo pedidos, o preço de cada item etc. Em seguida, esses dados serão inseridos no sistema de entrada de pedidos do receptor no formato interno adequado, sem necessidade de entrada manual de pedidos.
EDI em formatos impressos
O gráfico abaixo mostra um exemplo de pedido de compra em formato impresso e como ele ficaria depois de traduzido para os formatos ANSI e EDIFACT EDI.
Na linguagem EDI, um único documento comercial, como um pedido de compra, uma fatura ou um aviso de embarque antecipado, é chamado de "conjunto de transações" ou "mensagem". E um conjunto de transações é composto por elementos de dados, segmentos e envelopes.
O que é um elemento de dados?
Os elementos de dados em um Conjunto de Transações EDI são os itens individuais de informação dentro do documento.
Por exemplo, em muitos documentos, como o pedido de compra e a fatura, você encontrará elementos de dados como cidade, estado, país, número do item, quantidade e preço.
Cada elemento de dados em um conjunto de transações é definido no padrão EDI pelo tipo de dados que representa. Por exemplo, seria importante distinguir dados numéricos de dados de texto ou datas de calendário. A definição do elemento de dados descreverá:
- Tipo de dados: numérico, alfanumérico, data ou hora
- Comprimento mínimo e máximo
- Valores de código, se aplicável, que devem ser observados com um tipo específico de dados. Por exemplo, se o elemento de dados for o custo unitário, você também usaria um elemento de código de moeda para indicar qual moeda (por exemplo, dólares americanos ou euros) está sendo usada no campo de custo unitário
O que é um segmento?
Um segmento em um conjunto de transações EDI é um grupo de elementos de dados semelhantes.
Se você estivesse preenchendo informações em um pedido de compra, esperaria ver grupos de dados relacionados. Por exemplo, observe o diagrama abaixo de um pedido de compra em papel no qual apenas um item está sendo solicitado. Observe que há quatro seções, cada uma fornecendo um conjunto diferente de informações:
Em um documento EDI, cada seção é descrita por um segmento específico. Abaixo está o conjunto de segmentos EDI que descreveria o pedido de compra acima ao usar o padrão ANSI. Cada segmento começa com um ID de segmento (por exemplo, ST, BEG, N1) que descreve o tipo de elementos de dados que se segue. Os elementos dentro de cada segmento são separados por um separador de elementos de dados, neste caso o '*'.
| ST*850*1001 | ST, para indicar o início de um conjunto de transações - nesse caso, o pedido de compra 850 | |
| BEG*00*SA*4768*65*20120930 | BEG, para indicar o início da OP, especificamente | (1) |
| Empresa N1*SO*XYZ | N1, um segmento de nome | (2) |
| N3*123 Main Street | N3, para fornecer o endereço da rua | |
| N4*Fairview*CA*94168 | N4, para fornecer cidade/estado/zip | |
| PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42 | PO1, para fornecer detalhes do item de linha | (3) |
| CTT*1*100 | CTT, para fornecer dados resumidos para o PO | (4) |
| SE*8*1001 | SE, para indicar o fim do PO |
Para cada tipo de documento comercial, a documentação padrão do EDI define:
- Os segmentos que podem ser incluídos e quais são obrigatórios, opcionais e/ou condicionais (ou seja, devem ser incluídos somente se outro segmento ou elemento for incluído)
- Para cada segmento, os elementos que podem ser incluídos - para cada informação em um documento impresso, há um elemento EDI correspondente. Esses elementos são definidos no dicionário de padrões e cada padrão tem seu próprio dicionário
- A sequência necessária dos segmentos e elementos
- Quantas vezes um segmento pode ser repetido
Agora, quando todos os segmentos forem reunidos em uma sequência prescrita, eles formarão um documento eletrônico completo, ou conjunto de transações. Em seguida, os conjuntos de transações devem ser colocados em envelopes, em preparação para a transmissão aos seus parceiros. Você pode visualizar um exemplo de documento EDI para ver como isso é feito na prática.
O que são envelopes EDI?
A transmissão de documentos EDI usa um sistema de três "envelopes" para abrigar seus conjuntos de transações: envelope de mensagem, envelope de grupo e envelope de intercâmbio.
Assim como os documentos comerciais em papel são enviados em envelopes e é possível enviar muitos documentos em um único envelope, os documentos EDI são trocados usando vários envelopes.
- Cada conjunto de transações é colocado em seu envelope individual
- Um grupo de conjuntos de transações - por exemplo, um grupo de pedidos de compra - é colocado em um envelope de grupo. (O envelope de grupo é obrigatório no ANSI e opcional no EDIFACT).
- Todos os envelopes de grupo que estão sendo enviados de um remetente para um destinatário são colocados em um envelope de intercâmbio
Veja o diagrama abaixo:
Um envelope é formado por um par de segmentos que definem o início e o fim da seção apropriada. Usando o padrão EDIFACT como exemplo, o Envelope de Conjunto de Transações usa os segmentos UNH e UNT, o Envelope de Grupo usa os segmentos UNG e UNE e o Envelope de Intercâmbio usa os segmentos UNA/UNB e UNZ. Em cada caso, o "S" indica o "início" do envelope e o "E" indica o "fim" do envelope. O diagrama abaixo ilustra os três níveis de envelopes que envolveriam um único pedido de compra EDI.
