Kostnaden för EDI
Kostnaden för EDI-implementeringar påverkas av vilken strategi du väljer: internt eller genom att arbeta med en tredjepartsleverantör av EDI.
Att beräkna kostnaden för en EDI-implementering är mycket viktigt för att säkerställa att den ger verkliga ekonomiska och affärsmässiga fördelar för ditt företag. Men först måste du bestämma dig för hur du ska arbeta med EDI: internt eller med en EDI-leverantör från tredje part (ibland kallat VAN, value-added network).
EDI-leverantör/VAN
Som du kan förvänta dig finns det olika prismodeller tillgängliga från tredjepartsleverantörer som du måste granska. Även om ditt slutliga val naturligtvis kommer att ta hänsyn till priset, bör du också överväga viktiga affärsfaktorer som t.ex:
- Antalet av dina partners som redan är aktiverade i leverantörernas nätverk
- Om leverantören täcker de geografiska områden som du behöver
- De stöd- och utbildningsnivåer som de kan erbjuda för att stödja dig och din handelsgrupp
- Utbudet av alternativ som de kan erbjuda för att du och alla dina affärspartners ska kunna använda EDI
Leverantörens avgift baseras i stor utsträckning på den datavolym som du skickar över nätverket. Detta mäts ofta i antalet kilotecken (KC) som ingår i ditt EDI-dokument. Baserat på detta erbjuder leverantörerna en mängd olika abonnemangsmodeller som du kan välja mellan, t.ex:
- Betalning enligt principen "pay-as-you-go
- Månadsvis
- Årlig prenumeration
Ofta fungerar dessa modeller inom prisband som baseras på förväntade volymer av KC eller dokument. Du bör också vara medveten om dolda avgifter, t.ex. minimilängder för poster. Vissa leverantörer anger en postlängd på 128 till 512 tecken. Det innebär att om du skickar 10 dokument med 10 tecken så debiteras du för upp till 5120 tecken för att bara skicka 100 dokument. Om du har en stor mängd små transaktioner kan detta leda till en betydande ökning av din månadsavgift.
Det är viktigt att du förstår volymen och arten av dina affärstransaktioner innan du väljer leverantör. På så sätt kan du välja den prismodell som bäst uppfyller dina affärsbehov. Och titta noga på det finstilta hos alla leverantörer som påstår sig erbjuda en "gratis" EDI VAN-tjänst, eftersom det är osannolikt att så är fallet.
Internt
Några mycket stora organisationer har skapat sina egna EDI-nätverk. Detta har fördelar i form av intern hantering, kontroll och säkerhet, men det är inget man ska ta lätt på. Om du ska bygga ditt eget EDI-system måste du åtminstone investera i:
- EDI-programvara
- Programvara för kommunikation
- Metoder för EDI-överföring
- Programvara för kartläggning och översättning
- Specialister på EDI och kartläggning
- Löpande uppgraderingar, support och underhåll
Den investeringen kommer att ta dig till startpunkten. Du kommer att ha ett internt EDI-system. Det är troligt att du måste hjälpa var och en av dina affärspartner att implementera systemet hos dem, kanske till och med bygga det åt dem. Du kommer att behöva göra detta med varje affärspartner som du vill använda EDI med och det kommer att vara ett löpande krav i takt med att din handelsgemenskap utvecklas, växer och förändras.
Det är därför inte förvånande att de flesta organisationer har valt att arbeta med någon form av tredjepartsleverantör som kan tillhandahålla EDI-infrastrukturen utan att de behöver göra den initiala investeringen. Detta kan vara särskilt viktigt för små och medelstora företag som helt enkelt inte har personal eller pengar till den här typen av investeringar inom företaget.