Hur fungerar EDI?
Det finns tre steg för att skicka EDI-dokument - Förbereda dokumenten, Översätt dokumenten till EDI-format, Överför EDI-dokumenten till din partner.
Steg 1: Förbered de dokument som ska skickas
Det första steget är att samla in och organisera data. I stället för att skriva ut en inköpsorder skapar ditt system t.ex. en elektronisk fil med den information som behövs för att skapa ett EDI-dokument. Datakällorna och de metoder som finns tillgängliga för att generera de elektroniska dokumenten kan omfatta:
- Human datainmatning via skärmar
- Export av PC-baserad data från kalkylblad eller databaser
- Omformatering av elektroniska rapporter till datafiler
- Förbättring av befintliga applikationer för att automatiskt skapa utdatafiler som är redo för översättning till en EDI-standard
- Programvara för inköpsapplikationer som har inbyggda gränssnitt för EDI-filer
Steg 2 : Översätt dokumenten till EDI-format
Nästa steg är att mata dina elektroniska data genom en översättningsprogramvara för att konvertera ditt interna dataformat till EDI-standardformatet med hjälp av lämpliga segment och dataelement. Du kan köpa programvara för EDI-översättning som du hanterar och underhåller i dina lokaler. Detta kräver specialiserad mappningsexpertis för att kunna definiera hur dina interna data ska mappas (dvs. korreleras) till EDI-data. Det finns översättningsprogram som passar i stort sett alla datormiljöer och budgetar, från stora system som hanterar tusentals transaktioner dagligen till PC-baserade program som bara behöver hantera några hundra transaktioner i veckan.
Alternativt kan du använda översättningstjänsterna hos en leverantör av EDI-tjänster. I så fall skickar du dina uppgifter till leverantören, som sköter översättningen till och från EDI-formatet för din räkning.
Steg 3: Anslut och överför dina EDI-dokument till din affärspartner
När dina affärsdokument har översatts till lämpligt EDI-format är de redo att överföras till din affärspartner. Du måste bestämma hur du ska ansluta dig till var och en av dina partners för att utföra överföringen. Det finns flera sätt, varav de vanligaste är 1) att ansluta direkt med AS2 eller något annat säkert internetprotokoll, 2) att ansluta till en EDI-nätverksleverantör (även kallad VAN-leverantör) med det kommunikationsprotokoll du föredrar och förlita dig på att nätverksleverantören ansluter till dina affärspartners med det kommunikationsprotokoll som dina partners föredrar, eller 3) en kombination av båda, beroende på den specifika partnern och den transaktionsvolym du förväntar dig att utbyta. På vår sida om olika typer av EDI beskrivs i detalj de olika alternativ för EDI som ett företag kan implementera.
