成功實施EDI的結構化10步流程

在整個組織和業務合作夥伴網路中實施EDI可能很複雜。採用系統的方法將説明您提供有效的 EDI 計劃。

第1步：制定組織結構

EDI是一項重大投資，從一開始就建立正確的組織結構將隨著專案的發展而帶來回報。

該結構的關鍵要素包括：

EDI協調員： 在交付EDI方面具有豐富經驗的IT專業人員。協調員可能來自內部或外部僱用，具體取決於組織已經擁有的EDI經驗
指導委員會：該委員會由 EDI 協調員領導，通常由受影響營業單位的部門負責人、IT 負責人和法律代表組成
高級管理層贊助者：與任何主要的IT計劃一樣，如果要成功實施EDI，就需要有高級管理層的承諾
專門的EDI團隊：EDI團隊將負責系統的實際實施。

EDI協調員作為其職能的重要組成部分，必須與公司所有將受EDI計劃影響的部門保持溝通，以確保他們的支持和支援。這種持續的溝通對於教育所有組織瞭解 EDI 計劃將如何使他們受益以及它將如何影響他們的流程至關重要。

第 2 步：進行戰略審查

此分析確定最有可能進行 EDI 部署的企業應用程式，並設置轉換為 EDI 的優先順序。為此，需要考慮的因素包括供應商、客戶或其他業務合作夥伴的數量，以及要交換的交易的數量和類型。它包括對每個功能領域中現有系統的描述，以及EDI將如何改進它們的解釋。

每種類型的業務文檔的簽發和接收都基於人工和機器程序系統，所有這些程式都必須進行記錄和分析，以提高EDI效率。為了獲得最佳結果，目標應該是改善業務週期，而不是簡單地將其自動化。

可以EDI：

消除業務週期中的冗餘步驟？
消除冗餘數據輸入？
減少人工工作？
減少庫存規模？
通過加快貨物交付來改善客戶服務？
改善與業務合作夥伴的關係？
促進更大的業務戰略，例如準時制製造？

充分回答這些問題將突出可能從EDI實施中獲益最多的商業週期。

第 3 步：進行深入分析

戰略審查重點介紹了組織中 EDI 在哪些方面可以帶來最大好處。但是，在選擇最初關注的商業週期之前，還需要考慮其他因素。

這些注意事項包括：

組織的哪個部分最能為 EDI 做好準備？
實施EDI的成本最低的週期是哪個週期？
哪個將帶來最大的節約/盈利能力的提高？

這些問題的答案需要不同類型的分析。許多公司使用兩種有效的工具：

成本效益分析（CBA）
此分析進一步確定了最有可能進行 EDI 部署的企業應用程式，並設置了轉換為 EDI 的優先順序。它包括對每個功能領域中現有系統的描述，以及EDI將如何改進它們的解釋。每種類型的業務文檔的簽發和接收都基於人工和機器程序系統，所有這些程式都必須進行記錄和分析，以提高EDI效率。為了獲得最佳結果，目標應該是改善業務週期，而不是簡單地將其自動化。
EDI調查
對組織的客戶和供應商的 EDI 調查旨在確保創建的任何 EDI 系統都可以在廣泛的業務合作夥伴網路或一小群大批量、高價值的業務合作夥伴中得到支援。調查應包括可用的基礎技術和技能水準。它必須考慮當前系統所需的數據類型、業務合作夥伴所需的數據類型以及 EDI 標準所需的數據。

由於大型組織進入EDI計劃的試點階段可能非常昂貴，因此能夠證明該計劃的成本合理性至關重要。但是，它必須與EDI調查的結果相結合。通過這種方式，可以生成一份最終報告，內容包括：

項目範圍
描述現有系統的優點和缺點
推薦的系統替代方案及其加強公司的能力
所需的數據集成和文檔自定義
提及已考慮但未選定的備選方案
關於推薦和拒絕的方法的財務數據
系統開發時間和所需資金
制定和實施該系統所需的人員名單
實施時程表

步驟 4：開發以業務為中心的 EDI 解決方案

分析步驟的結果為組織提供了為 EDI 系統開發全面規範的知識。

這包括：

預期的EDI流量和支援它所需的IT基礎設施
內部網路基礎設施支援EDI數據的能力
管理與業務合作夥伴的流量所需的網路連接
確保內部系統符合業務合作夥伴所需的數據和 EDI 標準所需的程式設計
集成內部和EDI系統所需的定製量

有了這些資訊，就可以設計一個EDI系統。EDI 系統有兩個特別重要的元素：EDI 轉換器和通信模型。

EDI 轉換器

EDI 轉換器通常是從 EDI 軟體公司或 EDI 網路供應商處獲得許可的軟體包，其作用是解釋從發送方接收的 EDI 資訊，並將其轉換為接收方可以容納的格式。除了其主要功能外，EDI 轉換器通常還有多個子系統，包括處理EDI信封、文檔管理、審計跟蹤、合規性檢查和功能確認。

通信模型

您需要做出的決定之一是與所有合作夥伴建立聯繫所需的通信類型。有四種基本方法：

直接連接到每個 — 這適用於連接到少數業務合作夥伴。您的組織負責所有映射、翻譯、技術支持和報告。只要每個人都同意單一的連接協定，例如，FTP over VPN、Rosetta Net、Odette FTP、AS2、單一文檔格式，並且社區規模仍然相對較小，這種方法就會很有效。這就是早期EDI的處理方式。但是，隨著社區規模的增長，它成為一種非常複雜且資源密集型的方法。
使用EDI網路供應商 — EDI 網路供應商通過其“文檔郵箱”服務促進電子文檔的交換。寄件者連接到 EDI 網路，並將其 EDI 事務發送到收件者的郵箱。然後，接收方連接到網路以接收其郵箱中的文檔。這種方法減輕了所有社區成員支援所有通信問題的資源密集型責任，確保數據安全性和不可否認性，同時提供審計資訊、報告、備份和恢復。這種方法避免了直接模型的許多複雜性。在互聯網和大型交易網路的商業用途興起之前，將EDI網路/VAN 模型用於 100% 的 EDI 社區非常流行。它仍然是一個非常受歡迎的選擇，但對於非常大的社區來說，在EDI網路上擁有100%的業務合作夥伴的情況要少得多。
對大批量業務合作夥伴使用 Direct Connects，其餘部分使用 EDI 網路 — 這種方法節省了 EDI 網路在與大容量業務合作夥伴進行交易時收取的交易費用，同時依靠 EDI 網路來支援大量低交易量合作夥伴。
將 EDI 程式外包給託管服務提供者，該提供者代表您連接到您的整個社區 — 託管服務提供者 直接從您的 ERP 系統（SAP、Oracle 等）接收您的業務文檔，負責所有映射、翻譯、技術支援、數據中心運營和報告。一旦文檔準備好交付給您的業務合作夥伴，服務提供者就會根據各個業務合作夥伴的要求，將其直接交付給合作夥伴或通過郵箱服務交付。

第 5 步：選擇正確的 EDI 網路提供者（VAN）

您對EDI網路供應商的選擇應更多地關注您的業務需求，而不是供應商的技術能力。有許多重要問題需要考慮。

您希望 EDI 網路供應商做什麼？

您是否需要基本的EDI服務，或者您是否熱衷於探索一系列增值服務？您是否需要您的供應商為您和您的合作夥伴提供培訓和支援？您的供應商能否説明您快速加入新的業務合作夥伴？您是否需要在錯誤資料到達您的系統之前自動拒絕文件？您的服務提供者能否讓您的業務線人員按需獨立獲取數據和報告，並查看供應鏈各個階段的業務交易狀態？很多時候，這些增值服務的可用性是您做出決定時比成本更重要的因素。

提供商的覆蓋範圍有多大？

您有多少業務合作夥伴已經在使用特定的 VAN？供應商是否在您的行業領域擁有強大的安裝基礎？供應商是否具有全球影響力，不僅用於交換檔，還用於提供本地客戶支援。

供應商的定價結構是什麼？

大多數 EDI 服務按文件中的千字元（KC）數量收費，但其他因素也很重要，例如及時交付是否重要以及交換的交易量。大多數 VAN 提供靈活的定價結構，包括即用即付和按月或按年訂閱。

供應商在您的行業中具有什麼影響力？

供應商是否積极參與您所在行業的主要行業協會？它是否在全球EDI標準機構中發揮著積極作用？

EDI網路供應商明天會出現嗎？

供應商是否有良好的業績記錄，在可預見的未來是否有可能存在？那些具有全球影響力、最全面的服務範圍以及提供支援的能力的組織，無論其全球身在何處，都可以生存下來。你的 VAN 能給你這一切嗎？

第 6 步：將 EDI 與業務集成

對於大多數 EDI 系統，最大的開發任務是將 EDI 系統與現有的企業應用程式整合。業務合作夥伴和 EDI 標準所需的數據必須「映射」到現有系統中包含的數據上。

在購買了必要的硬體和/或軟體來支援您的 EDI 解決方案后，熟練的 EDI 程式設計人員接下來必須將需求轉化為現實。員工必須充分瞭解EDI標準、內部系統和通信協定。需要執行的基本任務包括：（1）將EDI與您的內部（ERP）業務系統集成，這意味著提取和載入數據;（2）通過將提取的數據映射（關聯）到EDI交易的適當段和數據元素，以及提供信封和其他必要數據來創建EDI文檔;（3）安裝和配置用於發送和接收檔的通信軟體。這些流程中的每一個都可能非常複雜，尤其是當您有許多業務合作夥伴（例如客戶）時，每個合作夥伴都有自己的要求。這就是為什麼需要一支優秀的、技術嫻熟的員工隊伍。

原型設計方法，即在系統實際編碼之前開發系統原型，以及計算機輔助軟體工程（CASE）工具有助於簡化系統開發。集成通常包括三個關鍵活動：

映射的數據分析部分
通過EDI軟體進行測繪
開發任何自定義介面程式或使用者出口

選擇套件或 VAN 服務時，請檢查所選解決方案中已處理了多少映射元素。這不僅會影響EDI系統與後台系統集成的難易程度，還將加快集成過程並降低定製開發成本。

將EDI與業務集成通常可以凸顯重新設計業務流程並獲得更多收益的機會。

第 7 步：在整個企業中集成數據

在跨業務集成數據之前，您必須進行大量的數據分析。明智的做法是在該數據的最終目的地開始此過程。例如，如果您希望將 EDI 用於採購訂單，首先要做的是瞭解訂單處理系統的數據要求。

分析每個受影響的業務系統的一個重要原因是確保其共享數據的能力。有時，需要克服障礙，例如不同的業務系統可能包含相同的數據，但格式不同。

數據通常分為主鍵和輔助鍵。主鍵是一條非常重要但常見的資訊，例如客戶採購訂單、發票編號、提單編號，並且通常不需要 EDI 團隊的關注，因為 IT 部門已經學會了遵守這些鍵。輔助鍵是可能更特定於單個業務夥伴或組的資訊片段，例如部門編號、承運人代碼或產品代碼。

行業範圍的代碼（例如製藥中的標準行業代碼（SIC）或緝毒局（DEA）編號）極大地促進了 EDI 的使用，因為它們標準化了這些密鑰在各種組織中的使用，並且它們通常被採用為整個行業的最佳實踐。

一旦了解了整個系統所需的數據結構，EDI 團隊就可以開始數據映射。

第 8 步：進行數據映射

一旦數據分析完成並理解了數據結構，EDI翻譯軟體就會定義「映射」。。對於大多數 EDI 軟體包或 VAN 服務，EDI 協調員將能夠定義地圖。

該映射定義了 EDI 事務中的數據與內部系統中的數據之間的關係。EDI軟體通常以表格形式存儲地圖。當事務進入系統時，EDI 轉換器使用映射來確定每個傳入欄位的去向以及是否需要重新格式化數據。

映射的主要目標是盡可能避免對自定義介面的需求，尤其是每個業務合作夥伴的自定義編輯。數據格式越標準化，系統性能越好，對特定程式設計的需求就越少。

第 9 步：建立試點專案

一旦組織盡其所能開發和測試了其EDI系統，就會與選定的業務合作夥伴一起以試點模式進行進一步的系統測試。EDI試點至關重要。它使組織能夠完善自己的系統，展示可以實現的好處，並確保它可以與業務合作夥伴集成。

組織應與少數業務合作夥伴一起建立一個試點專案。擁有最多 EDI 經驗的組織是最好的試點合作夥伴。為了取得成功，試點必須專注於一個主要的EDI 應用程式，例如簡單的採購訂單。

首先將文檔傳輸給試點合作夥伴，他們將確認可以準確處理文件。然後，試點合作夥伴返回數據進行測試。當每個測試成功完成時，每個試點合作夥伴開始發送真實訂單，這測試了系統處理日常業務處理的能力。

然而，在兩個業務合作夥伴都對EDI系統運行良好完全滿意之前，紙質交易不會被消除。

然後，必須從內部角度分析試點項目結果，以回答以下問題：

EDI系統能否保持足夠的控制？
該系統似乎提供了原始EDI研究中預測的收益嗎？
系統將處理預期的EDI流量嗎？
內部使用者對結果滿意嗎？

步驟 10：向業務合作夥伴推出 EDI

如果您是與業務合作夥伴一起發起該計劃的贊助者（例如，您希望所有供應商都通過EDI接收您的採購訂單並返回EDI發票），您必須擁有熟練的資源來開發、管理和維護EDI推廣計劃到您的供應商社區。